如果你在一家小公司做采購(gòu)，其實(shí)你并不需要流程，因?yàn)樗腊宓牧鞒虝?huì)扼殺小公司的靈活性。但是當(dāng)公司發(fā)展得越來(lái)越大，流程就顯得尤為重要，因?yàn)椴少?gòu)管理者需要通過(guò)流程控制達(dá)到業(yè)務(wù)合規(guī)和效率提升的目的。

作為采購(gòu)管理者，首先要學(xué)習(xí)如何搭建合規(guī)的采購(gòu)流程。

常規(guī)的采購(gòu)流程涉及到預(yù)算、請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、比價(jià)、訂單或合同、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)票和付款等九個(gè)步驟。

最基本的合規(guī)控制原則是“四分開(kāi)原則”，即申請(qǐng)采購(gòu)、下發(fā)訂單、驗(yàn)收入庫(kù)和付款需要四個(gè)不同的人來(lái)執(zhí)行，避免個(gè)人權(quán)力過(guò)大、弄虛作假。

下面我們按照從預(yù)算到付款的次序，對(duì)九個(gè)步驟的合規(guī)管理進(jìn)行講解。

1、預(yù)算

預(yù)算是財(cái)務(wù)部門(mén)制作資金計(jì)劃的依據(jù)，是銷(xiāo)售部門(mén)制報(bào)價(jià)單的依據(jù)。

采購(gòu)的使命是把采購(gòu)價(jià)格控制在預(yù)算以內(nèi)。

公司預(yù)算的來(lái)源有三種：

（1）采購(gòu)申報(bào)

優(yōu)點(diǎn)是快速而準(zhǔn)確；缺點(diǎn)是采購(gòu)降本的動(dòng)力不足。

（2）使用部門(mén)申報(bào)

優(yōu)點(diǎn)是不讓采購(gòu)既做預(yù)算又控制實(shí)際價(jià)格；缺點(diǎn)是預(yù)算天上一腳地上一腳，非常不準(zhǔn)確。

（3）將上年采購(gòu)價(jià)格削減作為本年的預(yù)算

優(yōu)點(diǎn)是給采購(gòu)壓力，快速降本；缺點(diǎn)是公司缺乏增值理念，過(guò)度依賴低成本競(jìng)爭(zhēng)，導(dǎo)致采購(gòu)人員大量流失。

2、請(qǐng)購(gòu)

請(qǐng)購(gòu)是采購(gòu)對(duì)使用部門(mén)輸入的控制點(diǎn)。

請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)計(jì)劃內(nèi)預(yù)算內(nèi)請(qǐng)購(gòu)、計(jì)劃內(nèi)預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)和計(jì)劃外請(qǐng)購(gòu)三種情況。

從內(nèi)控的角度來(lái)看，既在計(jì)劃內(nèi)又在預(yù)算內(nèi)的請(qǐng)購(gòu)是最符合管理要求的，這時(shí)要考慮簡(jiǎn)化審批流程。對(duì)于在計(jì)劃內(nèi)但是超預(yù)算的請(qǐng)購(gòu)，需要使用部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)一起分析超預(yù)算的原因，形成報(bào)告給到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，并通知財(cái)務(wù)修改預(yù)算。對(duì)于計(jì)劃之外的請(qǐng)購(gòu)，需要使用部門(mén)向主管領(lǐng)導(dǎo)解釋原因，并重新申請(qǐng)預(yù)算，經(jīng)過(guò)審批后執(zhí)行。

3、詢價(jià)

詢價(jià)環(huán)節(jié)是違規(guī)的重災(zāi)區(qū)。

如果一家公司沒(méi)有非常完善的詢價(jià)工具和監(jiān)控機(jī)制，會(huì)有三種典型的違規(guī)情況發(fā)生：

（1）采購(gòu)一人控制整個(gè)詢價(jià)環(huán)節(jié)，將目標(biāo)價(jià)格泄露給某個(gè)供應(yīng)商，失去公平性；

（2）公司內(nèi)部人員在詢價(jià)期間打聽(tīng)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，之后給某個(gè)供應(yīng)商報(bào)信；

（3）供應(yīng)商相互竄標(biāo)，哄抬價(jià)格。

最好的控制辦法是把詢價(jià)的主導(dǎo)權(quán)全部交給采購(gòu)，并要求公司其他人員不得參與招標(biāo)。這樣一方面采購(gòu)被給與充分的信任；另一方面如果出了問(wèn)題，責(zé)任都是采購(gòu)的，便于追究。

4、比價(jià)

比價(jià)是內(nèi)控的重點(diǎn)。

在完成詢價(jià)之后，采購(gòu)要填寫(xiě)比價(jià)表，體現(xiàn)中標(biāo)價(jià)格低于預(yù)算的比例。

對(duì)于審批者，要知道比價(jià)表的兩個(gè)要點(diǎn)：

（1）中標(biāo)價(jià)格低于或高于預(yù)算的比例和原因。一般在10%以內(nèi)還算合理，如果過(guò)低或者過(guò)高，要考慮預(yù)算的是否有誤或者采購(gòu)價(jià)格是否不合理。

（2）訂單金額越大，參與比價(jià)的供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)越多。例如，規(guī)定50000元以上的訂單要有至少三家供應(yīng)商比價(jià)；10000元到50000元的訂單要有至少兩家。

5、訂單或合同

訂單或合同是采購(gòu)活動(dòng)的法律控制點(diǎn)。

對(duì)于簽署長(zhǎng)期供貨協(xié)議的供應(yīng)商，采購(gòu)只需要下發(fā)訂單即可；

對(duì)于沒(méi)有簽過(guò)合同的采購(gòu)任務(wù)，采購(gòu)首先需要跟供應(yīng)商擬定合同，簽字蓋章生效后再執(zhí)行。

這會(huì)涉及三個(gè)控制點(diǎn)：

（1）合同和訂單的模板。

對(duì)于有法務(wù)的公司，采購(gòu)要找律師提供所有的合同和訂單的模板。對(duì)于沒(méi)有法務(wù)的公司，采購(gòu)只能參考其他公司的合同文本作為模板。

（2）分級(jí)審批

訂單的金額越大，一旦供應(yīng)商違約，公司承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)和損失也就越大，這就需要對(duì)不同級(jí)別的員工按照不同金額設(shè)置審批權(quán)。達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)與效率兼顧的目的。筆者提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)值給讀者參考。

采購(gòu)員：?jiǎn)喂P訂單2000元以內(nèi)，年度總金額20萬(wàn)以內(nèi)，簽字生效；

采購(gòu)主管：?jiǎn)喂P訂單2000-5000元以內(nèi)，年度總金額50萬(wàn)以內(nèi)，簽字生效；

采購(gòu)經(jīng)理：?jiǎn)喂P訂單5000-20000元以內(nèi)，年度總金額200萬(wàn)以內(nèi)，簽字生效；

采購(gòu)總監(jiān)：?jiǎn)喂P訂單20000-50000元以內(nèi)，年度總金額500萬(wàn)以內(nèi)，簽字生效；

總經(jīng)理：?jiǎn)喂P訂單50000元以上，簽字生效。

（3）有的公司會(huì)要求財(cái)務(wù)總監(jiān)和運(yùn)營(yíng)總監(jiān)參與審批金額較大的訂單。

6、驗(yàn)收

驗(yàn)收是供應(yīng)商完成訂單的依據(jù)。

對(duì)于直材，驗(yàn)收是指來(lái)料檢驗(yàn)；對(duì)于設(shè)備，驗(yàn)收是指功能和節(jié)拍檢測(cè)；對(duì)于土建，驗(yàn)收是指外觀和耐久性檢查。

驗(yàn)收的控制點(diǎn)有兩個(gè)：

（1）專(zhuān)職負(fù)責(zé)驗(yàn)收或者多部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收。

對(duì)于直材，質(zhì)量工程師是專(zhuān)職負(fù)責(zé)來(lái)料檢驗(yàn)的，一般不會(huì)有合規(guī)問(wèn)題；對(duì)于間材，往往來(lái)料沒(méi)有人檢查，導(dǎo)致使用部門(mén)獲得評(píng)價(jià)權(quán)，容易指定供應(yīng)商。這就需要采購(gòu)深入到使用現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證使用部門(mén)的反饋是否屬實(shí)來(lái)控制合規(guī)性；對(duì)于設(shè)備，采購(gòu)可以要求工藝部和生產(chǎn)部聯(lián)合驗(yàn)收，雙方都簽字才能生效；對(duì)于土建，采購(gòu)可以要求土建工程師、生產(chǎn)部和物流部一起驗(yàn)收簽字，確保合規(guī)。

（2）驗(yàn)收時(shí)間要跟合同規(guī)定相符。

有些使用部門(mén)并不知道供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收時(shí)間的要求，如到貨后一個(gè)月內(nèi)甲方需完成驗(yàn)收，否則默認(rèn)為驗(yàn)收合格。這就需要在到貨后，采購(gòu)提醒使用部門(mén)盡快驗(yàn)收，如遇問(wèn)題盡快反饋，否則一旦時(shí)間錯(cuò)過(guò)，公司有遭受損失的風(fēng)險(xiǎn)。

7、入庫(kù)

入庫(kù)是采購(gòu)與倉(cāng)庫(kù)的工作交接點(diǎn)。

直材和間材都需要入庫(kù)，這個(gè)環(huán)節(jié)不需要采購(gòu)親自到場(chǎng)。

很多公司是由一名庫(kù)管員同時(shí)完成系統(tǒng)和實(shí)物的入庫(kù)操作，這就產(chǎn)生了很大的違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，即“走空”?！白呖铡痹诤芏喙径及l(fā)生過(guò)。由于消耗品沒(méi)有驗(yàn)收環(huán)節(jié)，供應(yīng)商可以送來(lái)一批手套后又將其取走。庫(kù)管員在系統(tǒng)中錄入手套，第二天使用部門(mén)的領(lǐng)料員在系統(tǒng)中做手套領(lǐng)取，使得財(cái)務(wù)沒(méi)有辦法驗(yàn)證，產(chǎn)生了違規(guī)操作。

針對(duì)這種問(wèn)題，有合規(guī)管理辦法：

（1）    實(shí)物入庫(kù)和系統(tǒng)入庫(kù)的操作分別由入庫(kù)員和倉(cāng)庫(kù)主管負(fù)責(zé)。倉(cāng)庫(kù)必須每天做來(lái)料盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。

（2）    廢物留存，財(cái)務(wù)檢查。例如，領(lǐng)料部門(mén)操作領(lǐng)取300雙手套，之后說(shuō)用完廢棄掉。財(cái)務(wù)要求領(lǐng)料部門(mén)必須保留這廢棄的300雙手套，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)檢查后才能用舊手套領(lǐng)取新手套。

一進(jìn)一出，兩頭控制，杜絕“走空”。

8、發(fā)票

采購(gòu)要確保發(fā)票準(zhǔn)確無(wú)誤。

在一些國(guó)際化大公司，供應(yīng)商的發(fā)票直接送到財(cái)務(wù)，而不是由采購(gòu)收到發(fā)票后請(qǐng)款。這樣做可以避免采購(gòu)又控制價(jià)格又控制付款，因權(quán)利過(guò)大產(chǎn)生違規(guī)問(wèn)題。但是一般的公司財(cái)務(wù)沒(méi)有能力跟供應(yīng)商對(duì)賬，這就需要采購(gòu)來(lái)收發(fā)票做請(qǐng)款。既然采購(gòu)來(lái)做，就需要有三個(gè)控制點(diǎn)：

（1）發(fā)票內(nèi)容要準(zhǔn)確

如果等到付款日才發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問(wèn)題，供應(yīng)商只能到稅務(wù)局作廢再重新開(kāi)具發(fā)票，耽誤賬期。

（2）發(fā)票提交要及時(shí)

有的采購(gòu)忙起來(lái)后會(huì)忘記請(qǐng)款，導(dǎo)致發(fā)票過(guò)了6個(gè)月的有效期，供應(yīng)商必然投訴。

（3）避免個(gè)別采購(gòu)權(quán)力過(guò)大

按時(shí)付款率作為衡量采購(gòu)業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)一定要落實(shí)到位。這關(guān)系到企業(yè)的信譽(yù)。

9、付款

付款是一個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的終點(diǎn)。

付款的操作和審批在財(cái)務(wù)和總經(jīng)理。但采購(gòu)需要參與三件事情：

（1）采購(gòu)需要知道是否會(huì)按時(shí)付款，以避免供應(yīng)商因?yàn)楦犊畛鰡?wèn)題而漲價(jià)或者停止供應(yīng)。當(dāng)公司的現(xiàn)金流不足時(shí)，采購(gòu)需要協(xié)助財(cái)務(wù)與供應(yīng)商協(xié)商延遲付款。

（2）年底或年初，采購(gòu)需要支持財(cái)務(wù)與供應(yīng)商的對(duì)賬工作。

（3）在價(jià)格變化和稅率變化時(shí)，采購(gòu)需要通知財(cái)務(wù)新價(jià)格的開(kāi)始時(shí)間以及從哪個(gè)訂單開(kāi)始。

最后，跟搭建合規(guī)的采購(gòu)流程相關(guān)的知識(shí)還包括各種單據(jù)的模板設(shè)計(jì)，單據(jù)編號(hào)規(guī)則，物料編碼規(guī)則，訂單與合同的保管等。這部分知識(shí)比較繁瑣，讀者可以在百度文庫(kù)里找到。

文章摘自全新教材《采購(gòu)實(shí)戰(zhàn)家》