采購必須知道的7大采購黃金法則

采購部門是一個非常感敏的部門，經(jīng)濟(jì)命脈在這里開始，采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢，很多時侯是采購花出的錢掌握著這個企業(yè)的生死興衰，一個小的東西可能因?yàn)楸O(jiān)控不好，出現(xiàn)了后果有時是因私利或責(zé)任心不到位，良心不足而釀大禍。

1、采購部門必須要得到有效的監(jiān)察和控制。

且要公心、綜合實(shí)力強(qiáng)的人才去擔(dān)當(dāng)，最好不要一個人是多人，或者說是高層領(lǐng)導(dǎo)，甚至是老板自己。采購的確是一個非常感敏的部門，經(jīng)濟(jì)命脈在這里開始，采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢，很多時侯是采購花出的錢掌握著這個企業(yè)的生死興衰，一個小的東西可能因?yàn)楸O(jiān)控不好，出現(xiàn)了后果有時是因私利或責(zé)任心不到位，良心不足而釀大禍。采購的價格的高低要質(zhì)量前提保證去談。

因此質(zhì)量的定性與控制需要人去抓。只有規(guī)范了質(zhì)量技術(shù)要求后才能去這個范疇尋找圈內(nèi)的供應(yīng)商，做到性價服務(wù)三比，做到監(jiān)督與檢測的前提前價格才是真成本。

我做過的一個公司在采購部專門設(shè)立了一個監(jiān)查科：這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨，查看最表面的問題，重量或可看得見的質(zhì)量外，他們還一項(xiàng)工作就是經(jīng)常到市場上去尋查購買的價格情況是否合理。是否有重大問題。

他們的工作與采購是協(xié)作又矛盾的。雖然他們只是對市面上的能查到東西的行情質(zhì)量做了解做證實(shí)，這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。更多采購干貨關(guān)注采購幫微信公眾號 當(dāng)然對大的從廠家去購真的要一個真正熟悉市場的領(lǐng)導(dǎo)去監(jiān)督，去證實(shí)采購東西的合理性。

2、采購的采購工作內(nèi)容越細(xì)越分解越好

適當(dāng)?shù)暮侠?，七成工作量是最佳適度。

我這樣講并不是說我是一個怕多做事的人。但是有一個理念是對的，同樣一個用心做事的人，他并沒有超凡的能力，如果他現(xiàn)在的工作量是1，他會做得很完美，他會花10成的用心度去做。同樣如果他現(xiàn)在工作是10，他可能再盡心為了完成工作他會花1成的用心度去做。

采購的事務(wù)太多，一是他會處于應(yīng)付性的完成工作，他不會也沒時間和精力去做更深層的工作。他出錯的機(jī)率也會較高，采購領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注他實(shí)質(zhì)性的東西也會越少?？赡芨瘮〉牡胤揭矔唷?/p>

相對來說如果一個采購工作量超了負(fù)荷，這時領(lǐng)導(dǎo)出來分憂解決問題，也成了非常正常合理和采購非常需要的。一個人掌控的東西越多，做多事不是一件好事，采購上更是如此，越細(xì)，只要監(jiān)督到位所能收集的信息反應(yīng)的情況會更多。

所以相對來說，我們可以不用去考慮多用幾個員工所多花去的工資，多幾個人把工作做得更細(xì)一些漏洞少一些，這些無形之中所降低的采購風(fēng)險，所杜絕的腐敗帶來的效益要可觀得多。

3 采購員要對采購工作有記錄，要經(jīng)常總結(jié)匯報(bào)和分析

這不是說形式，這也是檢測和監(jiān)督采購工作的一種方式。當(dāng)工作量相對減少時，管理者有權(quán)要求，也應(yīng)該要求做這方面的工作。

采購工作不僅僅是只應(yīng)付了生產(chǎn)所用就行了，關(guān)鍵是時刻對自己的業(yè)務(wù)要有創(chuàng)新，要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適，但有時鐵定如山的記錄會勝過口言巧語的編導(dǎo)。

定期的分析，或重大采購事件的分析，管理者可以從這些分析匯報(bào)中去核實(shí)這些采購信息是否準(zhǔn)確，是否有效。就是一個不同的人，層次不高的人，他獨(dú)特的分析定也有有利之處。用人上有時有一個誤區(qū)，認(rèn)為某個人做事做越多，越做得有點(diǎn)馬虎是正常的。

感到只要勝任工作多，目的達(dá)到了，事情完成了。實(shí)則不然，沒有任何記錄和分析總結(jié)的工作，會讓領(lǐng)導(dǎo)真正看不到有些深層次的東西。合理用人，適量分配工作，高標(biāo)準(zhǔn)要求員工，加上有效管控是更完美的狀態(tài)。

4、注重對采購資訊的管理

采購的信息，一切在辦公過程中總結(jié)收集的情報(bào)、資料、甚至總結(jié)、分析要謹(jǐn)慎管理，并要有危機(jī)管理意識，萬一這個采購員不做了，那么接下來的正常交接工作是否正常，原有資料是否存在，客戶群是否有影響，聯(lián)系方式，帳務(wù)往來是否明朗受控等等。因此公司在對每一個采購工作期間資訊要妥當(dāng)管理，人可以再招，但信息與經(jīng)驗(yàn)是一時招不回來的。

5、物料供應(yīng)商要有足夠的備用和替換的商家

供應(yīng)商的培養(yǎng)是要花時間和精力的，由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變動，由于老供應(yīng)商的更新跟不上我們的需求，老供應(yīng)商無法完成采購訂單，質(zhì)量無法保障，我們在倉促之中也很難得找到好的商家進(jìn)來。甚至有時我們可能會犧牲一時短暫的利益，也要給物料多備一兩個可用的商家。

在不是很急的單子給新客戶足夠的時間去感受參與我們合作的興趣。有時做生意就是放長線釣大魚。沒有人愿意和采購方做生意，采購方受限于某一供應(yīng)商，這的確是采購的悲哀。

6、各個部門完善的配合，提供較堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持和品質(zhì)管能有效地提高采購的質(zhì)量和效率

有時如果是技術(shù)資料更改頻繁，時間緊迫，這時給采購留出來的時間有限了，這里就會發(fā)生幾種結(jié)局：一是的確無法完成任務(wù)，二是馬虎完成任務(wù)，三是有漏洞完成任務(wù)。而公司會顯得無可耐何，順其自然。如果前技術(shù)問題，計(jì)劃問題做好了，采購就沒有眾多可搪塞的理由。

7、從打樣開始就做到公平公正

打樣時，打樣車間最好能給多份打樣參照物，可以分給多家廠家，這樣在保證比較各家交期的同時也可以更深地了解到打樣質(zhì)量。打樣的產(chǎn)品包裝最好空白包裝，不顯示廠名，只有編號。這樣可以避免人為認(rèn)為誰家好，誰家好，誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化，公平化。