高效采購之路（向效率榜樣學(xué)習(xí)統(tǒng)一的采購機(jī)制是怎樣煉成的）

隨著采購業(yè)的發(fā)展，企業(yè)將意識到，采購是一項(xiàng)涉及包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各個(gè)部門的復(fù)雜流程，而惟有建立起統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的采購機(jī)制，才能讓它成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長的強(qiáng)大動力。NCR、West Penn Allegheny Health System以及Avaya三家公司的經(jīng)歷可以讓你了解這種統(tǒng)一的機(jī)制是如何煉成的。 

采購管理從來都不是一項(xiàng)受人重視的活動。它既不會像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購可以成為經(jīng)濟(jì)效益增長的強(qiáng)大動力。 

毛瑟（Brett Mauser）就深知這一點(diǎn)。五年前，這位NCR公司全球采購部的主任碰到一系列的問題：堆積如山的文件、零散的系統(tǒng)、重復(fù)的申請流程和成本過高的采購模式。他說：“對于一個(gè)每年開支在33億美元，并在100多個(gè)國家開展業(yè)務(wù)的企業(yè)來講，改進(jìn)機(jī)會數(shù)不勝數(shù)?！?nbsp;

目前，NCR這家交易與數(shù)據(jù)存儲產(chǎn)品供應(yīng)商已是效率方面的典范。通過將訂單管理、庫存控制、倉儲管理、合同管理、采購、商旅、應(yīng)付賬款及其他活動融為一體，NCR實(shí)現(xiàn)了高度的透明性及責(zé)任制。

此外，公司使用的網(wǎng)上發(fā)票及電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)也使采購流程得以精簡。它70%以上的供應(yīng)商現(xiàn)在都使用這種模式。由于改用網(wǎng)上發(fā)票，出具發(fā)票的成本從原來的每張14美元降低到了近似于零。與此同時(shí)，需進(jìn)行復(fù)查或人工處理的發(fā)票數(shù)量從70%大幅下降到20%。 

建立閉合回路的采購系統(tǒng) 

上世紀(jì)90年代開始引入的網(wǎng)上采購將商品目錄移上了網(wǎng)絡(luò)，并開創(chuàng)出一種更高效的采購模式。但不幸的是，正如市場調(diào)研機(jī)構(gòu)Forrester Research的副總裁兼調(diào)查分析師巴特爾斯（Andrew Bartels）所說，“許多購買了第一代采購系統(tǒng)的公司未能實(shí)現(xiàn)它們所期望的成本縮減?！?/p>

許多此類系統(tǒng)雖然幫助企業(yè)鞏固了與供應(yīng)商的關(guān)系，并使買方更好地遵守規(guī)定，但它們沒能很好地將所有涉及采購的企業(yè)系統(tǒng)融為一體。他補(bǔ)充說：“要企業(yè)對整個(gè)流程照顧得面面俱到是不可能的?！?nbsp;

這種情況正在改變。現(xiàn)在，許多系統(tǒng)都是一個(gè)閉合回路，能提供關(guān)于采購活動的全面情況。它們也幫助企業(yè)規(guī)范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高級經(jīng)理布羅索（Chris Brousseau）說：“采購業(yè)正在不斷地變化。

現(xiàn)在，有效地運(yùn)用采購系統(tǒng)可以為整個(gè)企業(yè)帶來巨大的收益?！卑吞貭査箤Υ吮硎举澩?，他說：“企業(yè)正在逐步意識到，采購并不僅僅依賴某項(xiàng)單一的技術(shù)或流程。這是一個(gè)涉及多項(xiàng)重要活動的復(fù)雜流程?！?nbsp;

要建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的采購系統(tǒng)，企業(yè)需要來自包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各部門的投入。企業(yè)不僅應(yīng)選擇可以將不同的采購活動融為一體的系統(tǒng)，還必須利用可以提供報(bào)告及分析結(jié)果的工具。當(dāng)企業(yè)可以審視數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時(shí)，就能更好地做出決策，并實(shí)現(xiàn)只有現(xiàn)在才能實(shí)現(xiàn)的改進(jìn)。 

NCR在開始向統(tǒng)一的采購系統(tǒng)過渡時(shí)獲得了這些教訓(xùn)。麥肯錫對NCR的運(yùn)營所做的詳細(xì)分析顯示，NCR在世界各地有超過50個(gè)出自甲骨文的網(wǎng)上采購系統(tǒng)，而每個(gè)系統(tǒng)都采取不同的模式進(jìn)行采購。

為了精簡系統(tǒng)，NCR轉(zhuǎn)而使用單實(shí)例的甲骨文11i采購系統(tǒng)，并使其與應(yīng)付賬款及財(cái)務(wù)軟件掛鉤。NCR還接入了一個(gè)170系統(tǒng)公司提供的財(cái)務(wù)交易模塊。最后，它建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化的六步流程來處理采購交易，并且定下了采購的四個(gè)方式：采購定單、商旅卡、采購卡以及經(jīng)特殊設(shè)計(jì)的、由物料采購總監(jiān)控制的流程。 

結(jié)果怎么呢？該系統(tǒng)使NCR的年開支減少了7%。除了廢除紙張發(fā)票與購買定單外，公司還將供應(yīng)商的數(shù)量從28,000家減少到了10,000家，協(xié)商獲得了更便宜的進(jìn)貨價(jià)格，并改善了其現(xiàn)金流。

毛瑟說：“通過審視與供貨商達(dá)成的協(xié)議，以及系統(tǒng)處理過的付款，我們就可以查知每天尚未付清的應(yīng)付款?！边@點(diǎn)進(jìn)而幫助NCR從供貨商那里獲得更好的付款條件。 

然而這其中的收益遠(yuǎn)不止直接的成本縮減。NCR獲得的這個(gè)新的強(qiáng)大的分析工具還有規(guī)范及預(yù)測現(xiàn)金流的功能。毛瑟說：“我們現(xiàn)在和財(cái)政部緊密合作，預(yù)測各國的現(xiàn)金需求。

在滿足采購需求時(shí)，我們能夠避免貨幣在各國間流通，從而也避免了因此而帶來的成本。我們現(xiàn)在也有能力改進(jìn)對增值稅相關(guān)交易進(jìn)行的報(bào)告，并收回我們過去遺漏的稅款。” 

報(bào)告及分析工具的應(yīng)用也令采購價(jià)格變得更加規(guī)范。例如，NCR的一個(gè)供貨商對NCR的五個(gè)不同的部門采取了不同的定價(jià)機(jī)制。

毛瑟說：“當(dāng)分析工具顯示出這一差異后，我們就向?qū)Ψ街赋?，我們在購買同一種商品時(shí)付了不同的價(jià)錢。由此我們統(tǒng)一了開支，并將成本縮減了20%。”

Forrester機(jī)構(gòu)的巴特爾斯說，通過更好的采購協(xié)議，以及大量訂貨所獲得的折扣，高效的采購方式可以將成本縮減5%至20%。

廢除紙張化采購和繁復(fù)的流程也能給企業(yè)帶來兩位數(shù)的收益。盡管衡量因報(bào)告及分析改進(jìn)而帶來的資金收益比較困難，但獲悉現(xiàn)金流與付款條件等情況會帶來實(shí)質(zhì)性的收益。 

讓采購像去雜貨店購物一樣簡便 

另外一家逐步轉(zhuǎn)向閉合回路采購系統(tǒng)的企業(yè)是West Penn Allegheny Health System，這是一家擁有六家醫(yī)院、兩千多張床位的非贏利性機(jī)構(gòu)。過去，管理人員、護(hù)士等為了采購用品，都會在每天下班時(shí)檢查清單。公司副總裁津巴（David Zimba）說，這一系統(tǒng)速度緩慢，而且易出錯(cuò)。 

West Penn Allegheny Health System意識到自己需要有更先進(jìn)的系統(tǒng)，才能管理好其價(jià)值3.5億美元的供應(yīng)鏈，并確保藥品不間斷供應(yīng)。 

因此，公司在其所有設(shè)施中安裝了電子存儲柜。現(xiàn)在，每當(dāng)護(hù)士或其他人需要物品時(shí)不管是藥品還是手術(shù)用具他們都會通過指紋掃描登錄系統(tǒng)，根據(jù)拿出的用具輸入相關(guān)的信息，然后再關(guān)上電子存儲柜。存儲柜會自動將這些信息傳送到一個(gè)由麥克森公司（McKesson，醫(yī)藥衛(wèi)生公司）安裝的物料管理系統(tǒng)。

每天下班后，該物料管理系統(tǒng)都會自動將定單發(fā)送給對應(yīng)的供貨商。通過使用電子存儲柜，West Penn Allegheny Health System將其再次采購?fù)瑯游锲返牟襟E從20步縮減到6步，并將補(bǔ)充存貨的準(zhǔn)確率從70%提高到了99%。津巴說：“現(xiàn)在，專業(yè)醫(yī)護(hù)人員有更多的時(shí)間來解決病人的需求和處理醫(yī)護(hù)方面的問題。” 

該物料管理系統(tǒng)也幫助West Penn Allegheny Health System在管理上獲得了巨大的收益。目前，90%的采購定單都通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的方式發(fā)出，由此取代了紙張操作，加速了采購流程。公司還利用它對采購定單、發(fā)票和收據(jù)進(jìn)行匹配。

津巴說：“我們大大減少了數(shù)據(jù)不符的情況。公司的記錄現(xiàn)在更清晰、更準(zhǔn)確了。更多采購干貨關(guān)注采購幫微信公眾號 在安裝系統(tǒng)之前，采購經(jīng)理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現(xiàn)在，這些數(shù)據(jù)都可以從儀表盤中獲取，采購經(jīng)理們可以從中選取所需要的具體信息。”

目前約有84%的采購活動都通過這個(gè)采購系統(tǒng)進(jìn)行，而在2004年前只有50%。但是，West Penn Allegheny Health System還是在特定的情況下保留了紙張化的采購流程。

如果某個(gè)物品或者供應(yīng)商沒有被收錄在公司含有130,000件物品的數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)就會強(qiáng)制要求這一采購活動通過紙張化流程來進(jìn)行，并要求部門主管或更高層的主管審批該采購活動。津巴說：“通過紙張操作的采購流程還存在，是因?yàn)橛腥丝赡苄枰徺I沒有收錄在數(shù)據(jù)庫中的物品。” 

這是一個(gè)帶來巨大收益的項(xiàng)目。津巴說：“這個(gè)系統(tǒng)幫助我們提高了購買力，并通過鞏固與供應(yīng)商的關(guān)系而降低了成本。我們可以檢查關(guān)于供應(yīng)鏈的數(shù)據(jù)，包括合同管理、競價(jià)與談判，以及全局管理。”

這個(gè)不斷發(fā)展的采購項(xiàng)目幫助West Penn Allegheny Health System在其供應(yīng)鏈中直接降低了7,500萬美元的成本。 

通過促進(jìn)系統(tǒng)向精簡協(xié)調(diào)的方向過渡，財(cái)務(wù)部門在整個(gè)流程中起到了關(guān)鍵的作用?，F(xiàn)在，整個(gè)公司使用統(tǒng)一的總賬、統(tǒng)一的術(shù)語和交易代碼。

津巴說，“我們現(xiàn)在已經(jīng)不再有不同的部門以不同的名義來訂購?fù)瑯拥漠a(chǎn)品。所以我們確確實(shí)實(shí)地知道我們在買什么，買多少，要花多少錢。我們建立了一個(gè)精簡的采購系統(tǒng)，使采購變得像去雜貨店購物一樣簡便、直接?！?nbsp;

積極將采購流程外包 

埃森哲的布羅索說，財(cái)務(wù)部門也能促進(jìn)采購流程在責(zé)任制及審計(jì)方面有所改進(jìn)。他說：“實(shí)用而高效的業(yè)務(wù)控制是必不可少的。”但在設(shè)計(jì)流程和操作規(guī)程的時(shí)候須謹(jǐn)記，采購不應(yīng)該是一個(gè)復(fù)雜的過程。

他補(bǔ)充說：“采購方案最重要的一點(diǎn)，就是要使終端用戶能盡量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他們能盡量方便地從簽了合同的供應(yīng)商那里買東西?！?nbsp;

隨著采購方案的設(shè)計(jì)及維護(hù)變得越來越復(fù)雜，有些企業(yè)轉(zhuǎn)而依賴外包，以此減少開銷，降低IT成本。布羅索指出：“與供應(yīng)商商定協(xié)議，執(zhí)行系統(tǒng)、流程，以及控制運(yùn)作成本，這些活動都可能極具挑戰(zhàn)性?！?br>

雖然有些企業(yè)只外包部分環(huán)節(jié)，例如網(wǎng)上采購系統(tǒng)技術(shù)或合同管理，但也有一些企業(yè)全盤外包整個(gè)采購運(yùn)作。 

生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)及電信產(chǎn)品的Avaya就是一家積極將采購流程外包的企業(yè)。這家從朗訊分離出來的企業(yè)選擇使用“ICG商業(yè)系統(tǒng)”來管理所有事務(wù)從目錄和內(nèi)容聚合，到自動化和工作流工具，都通過一個(gè)網(wǎng)上界面來完成。超過17,500名用戶通過Avaya的網(wǎng)上界面系統(tǒng)輸入采購信息，接著ICG商業(yè)系統(tǒng)就建立一個(gè)采購定單，找到合適的供應(yīng)商，并進(jìn)行采購。 

Avaya的高級采購經(jīng)理西西利亞諾（Joe Siciliano）說，在過去的兩年間，公司將系統(tǒng)的利用率從不到40%提高到近97%。此外，在某些領(lǐng)域，Avaya遵守采購條例的比例從大約40%提高到近90%。

ICG商業(yè)系統(tǒng)會對不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的待購物品做出標(biāo)記，并判斷是否有可能從更好的供應(yīng)商處購買這個(gè)物品。這項(xiàng)服務(wù)使公司的成本降低了10%到15%。西西利亞諾說：“我們改進(jìn)了內(nèi)部流程，取消了紙張化操作，并通過從更好的供應(yīng)商處享受折扣，而獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。” 

巴特爾斯說，不管采取什么方式，只要將采購、運(yùn)作和財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來通常是通過運(yùn)用ERP就能帶來巨大的收益。采購可以給企業(yè)帶來的益處遠(yuǎn)不止開支的節(jié)省，它還可以通過多種因素來測評供應(yīng)商的情況，例如通過價(jià)格、可靠性、可用性、服務(wù)及支持等。他強(qiáng)調(diào)說：“這會使企業(yè)變得更有競爭力、更靈活?！?nbsp;

通向世界級采購流程的六個(gè)步驟 

我們來看看財(cái)務(wù)部門可以在開發(fā)一個(gè)更有效的采購系統(tǒng)中發(fā)揮什么作用。 

1．將運(yùn)營系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來。Forrester Research的副總裁兼研究分析師巴特爾斯說：“成功的采購流程并不是建立在單一技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，它是一個(gè)復(fù)雜的流程?！敝挥袑傎~在內(nèi)的各系統(tǒng)連接在一起，才可能最大限度地節(jié)省成本，提高效率。 

2．設(shè)計(jì)支持技術(shù)的流程。埃森哲的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高級經(jīng)理布羅索說，如果前期不做好充分的研究和計(jì)劃，即使是最好的系統(tǒng)也會令人失望。他說：“必須保證用戶所需要的功能都齊全，而且工作流程能給員工制造進(jìn)步的機(jī)會?！?nbsp;

3．制定統(tǒng)一的術(shù)語和交易代碼。當(dāng)企業(yè)用一套統(tǒng)一的代碼，將其商品目錄、數(shù)據(jù)庫及索引全部融入一個(gè)體系后，便能促使采購及定價(jià)流程變得精簡高效，并能使企業(yè)獲悉各種開銷及使用物品的情況。 

4．在不造成系統(tǒng)過于累贅的前提下，保證充分的審計(jì)及限制性規(guī)定。在建立控制及審計(jì)能力方面，財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)起到關(guān)鍵的作用。但若系統(tǒng)過于復(fù)雜，會使流程陷于癱瘓，并且阻礙員工完成其需要完成的事務(wù)。巴特爾斯說：“必須要兼顧各方面的平衡?！?nbsp;

5．充分利用分析工具。有一些分析應(yīng)用工具可以提供關(guān)于交易及買家的信息，例如銷售等級、市場表現(xiàn)及質(zhì)量。這些做法帶來的益處遠(yuǎn)不止成本的節(jié)約。采購流程可以影響到企業(yè)的各個(gè)角落，并帶來指數(shù)級的收益。 

6．處理好因變革而帶來的種種問題。ICGCommerce（采購?fù)獍?wù)供應(yīng)商）的外包副總裁吉爾羅伊（Jason Gilroy）說：“采購關(guān)系到企業(yè)內(nèi)的許多人，而大面積地改變采購模式可能會破壞與供應(yīng)商之間的長期關(guān)系?！彼f，必須清楚地告訴員工，管理層是充分支持變革的，還要讓員工理解變革的原因，以及這些變革對企業(yè)的益處。