物料采購員：需要了解的8項(xiàng)崗位工作職責(zé)和3個溝通要點(diǎn)

在不同的企業(yè)里，物料采購員的崗位職責(zé)可能各不相同。

在某些高大上奢侈品時尚企業(yè)里，采購員負(fù)責(zé)全球買買買，滿世界出差，出入高檔餐廳會所，走上了采購的人生巔峰。

而在另外一些企業(yè)里，采購負(fù)責(zé)幫老板同事買各種各樣的東西，大到機(jī)器設(shè)備，小到辦公文具，有時候還要去倉庫收貨，工作辛苦不說，還經(jīng)常受到埋怨。

在本篇中，我們探討的物料采購員指的是根據(jù)ERP系統(tǒng)的信息提示，給供應(yīng)商下達(dá)采購訂單的角色，并不涉及到供應(yīng)商和產(chǎn)品的開發(fā)過程，是比較偏計劃類的采購崗位，而不是偏商務(wù)的工作。

一、工作職責(zé)的范圍及內(nèi)容

1.發(fā)送預(yù)測信息。

預(yù)測信息來源于主計劃，一般的流程是銷售市場負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸入，經(jīng)過系統(tǒng)處理之后，采購員從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出預(yù)測數(shù)據(jù)，經(jīng)過簡單整理后，發(fā)送給關(guān)鍵供應(yīng)商。

由于有些供應(yīng)商采購量很小，金額占比不到1%的，可以每月發(fā)一次預(yù)測，不用頻繁發(fā)布預(yù)測信息，以減少雙方的工作量。

2.定期和供應(yīng)商溝通。

預(yù)測發(fā)出后就完事兒？采購員還要與內(nèi)部的生產(chǎn)計劃和外部的供應(yīng)商定期進(jìn)行溝通。

對于內(nèi)部來說，采購員要向生產(chǎn)計劃了解客戶需求是否有大的變動。如果有的話，需要根據(jù)BOM查詢涉及到的相關(guān)原材料，并及時了解庫存是否可以滿足需求。

由于每個采購員對應(yīng)著N家供應(yīng)商，成千上萬種SKU，很難對每顆物料的預(yù)測變動情況都跟蹤到位，因此需要供應(yīng)商積極主動地來反映數(shù)量上的異常波動，比如預(yù)測和上期數(shù)量相比漲幅超過了30%，預(yù)測和實(shí)際訂單數(shù)量相比減少了30%。

供應(yīng)商會仔細(xì)檢查每顆料的預(yù)測數(shù)量，采購員需要做的就是經(jīng)常和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，鼓勵他們把發(fā)現(xiàn)的數(shù)量異常情況說出來。

當(dāng)自家的訂單量增加的時候，采購員也需要主動告訴供應(yīng)商們，讓他們做好準(zhǔn)備，來應(yīng)對突然增量的采購訂單。

如果供應(yīng)商能滿足訂單要求數(shù)量是最好的，如果不能，就需要了解供應(yīng)商的實(shí)際最大產(chǎn)能數(shù)量，然后做下一步的調(diào)整工作。

溝通是很有必要的，而且是雙向的，我們進(jìn)行溝通的目的只有一個，那就是消除意外的驚喜。

“No Surprise”，是采購員應(yīng)該奉行的準(zhǔn)則。

3.創(chuàng)建采購訂單。

采購員應(yīng)該根據(jù)什么來下訂單，是憑借個人的喜好，或是標(biāo)準(zhǔn)的操作流程？答案顯然是后者。

隨著ERP等信息系統(tǒng)的廣泛使用，越來越多的采購員都是根據(jù)系統(tǒng)提示的數(shù)量進(jìn)行下單。

如果系統(tǒng)中的需求數(shù)量、庫存數(shù)量和前置時間等參數(shù)都是正確的，那么做出來的訂單是足以保障物料供應(yīng)，同時能夠控制庫存在合理的范圍之內(nèi)。

當(dāng)然采購員還不能放松警惕，有的時候系統(tǒng)數(shù)據(jù)會出錯，比如庫存數(shù)量與實(shí)物數(shù)量不一致，或是參數(shù)修改了卻沒有在系統(tǒng)里更新，這些都會導(dǎo)致物料短缺或是溢出。

在這些情況下，有經(jīng)驗(yàn)的采購員會抓出有問題的物料，然后進(jìn)行手工調(diào)整，并在系統(tǒng)中修正參數(shù)。

4.跟蹤訂單整個過程。

物料采購負(fù)責(zé)的是從下單開始，直到貨物抵達(dá)倉庫的全部過程。

供應(yīng)商在收到訂單后能不能按時足量交付呢？

首先我們就要得到供應(yīng)商的承諾回復(fù)，反饋給客戶能或不能履約交付，這是訂單跟蹤的第一步。

如果供應(yīng)商回復(fù)不能按照訂單上的要求交付，采購員就需要進(jìn)一步溝通：

• 未能交付的原因是什么？

• 按照規(guī)定日期可以交付多少數(shù)量？

• 是否可以進(jìn)行分批出貨？

• 什么時候可以把訂單上的數(shù)量交齊？

得到了回復(fù)信息后，采購員需要在系統(tǒng)里核對，是否可以接受新的交付時間數(shù)量，是否會對生產(chǎn)排程造成影響？

如果內(nèi)部可以接受供應(yīng)商的提議，那么采購員就需要和供應(yīng)商最終敲定一個新的到貨時間數(shù)量，最后在系統(tǒng)里做好備注。

我們還需要記住一點(diǎn)，以上這些是建立在供應(yīng)商信守最初的承諾基礎(chǔ)上的，如果對方過了段時間“變卦”了該怎么辦？

說好的數(shù)量達(dá)不到，約定的發(fā)貨日要往后延期，這些都是可能發(fā)生的事情。

每個采購員需要對供應(yīng)商建立個“信用賬戶”，每次都能按時足量交付的，那么信用程度會累計增高，不需要花太多精力在反復(fù)確認(rèn)交付上面。

而對那些經(jīng)常不能按照承諾出貨的供應(yīng)商，采購員需要額外打起120分的精神，時刻留意著對方的情況，直至最后確認(rèn)了出貨數(shù)量，得到了物流運(yùn)輸憑證后才能放下心來。

在供應(yīng)商出貨以后，采購員還需要跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。現(xiàn)在信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)了，承運(yùn)商可以提供TMS軟件服務(wù)，Track & Trace每一票貨物的狀態(tài)，幫助采購員節(jié)省下大量查詢的時間。

5.緊急缺料的處置。

在工作中總會遇到各種意外情況，采購也是如此。再好的計劃，也敵不過各種突發(fā)意外，導(dǎo)致原材料短缺。

缺料了就不能按照計劃生產(chǎn)，還會影響銷售業(yè)績。在這種情況下怎么辦？趕緊聯(lián)系一下供應(yīng)商，了解他們家有多少成品庫存，就是已經(jīng)生產(chǎn)好了，放在倉庫里，只等打包后就可以發(fā)走的那種。

采購員問清楚了數(shù)量，趕緊下一張緊急訂單，通知供應(yīng)商送貨。訂單發(fā)完了，還要再和供應(yīng)商確認(rèn)一下出貨的時間和運(yùn)輸方式。

既然是緊急的訂單，運(yùn)輸方式上也要加急，普通的運(yùn)輸多數(shù)是不行的，平常用物流的，這次可能就要發(fā)快遞了，甚至是空運(yùn)。

采購員還要和運(yùn)輸公司協(xié)調(diào)好，確認(rèn)貨物抵達(dá)倉庫的時間點(diǎn)，能夠趕得上生產(chǎn)排產(chǎn)。如果生產(chǎn)線真的停了，也要盡力補(bǔ)救，把停線損失控制在最小。

6.與供應(yīng)商及時對賬。

供應(yīng)商想要收到貨款，一般都需要準(zhǔn)備好這三套材料，訂單、發(fā)票和收貨憑證。

訂單是采購下達(dá)的購買合同，是供應(yīng)商送貨的依據(jù)。在貨物送到了倉庫完成清單后，倉庫應(yīng)該交給供應(yīng)商一份簽收回執(zhí)，確認(rèn)收到貨物的品項(xiàng)數(shù)量。

最后供應(yīng)商根據(jù)合同中定義好的價格，根據(jù)實(shí)際收到的貨物，來開具發(fā)票，交給客戶的財務(wù)，準(zhǔn)備收回貨款。

為了提高付款流程效率，有的時候采購員需要幫助供應(yīng)商整理相關(guān)文件，并提前做好對賬的工作，這樣就可以避免在財務(wù)核對過程中的延遲，幫助供應(yīng)商及時收到貨款。

7.控制原材料庫存。

庫存控制是采購員一項(xiàng)必備的指標(biāo)。庫存要控制在合理的范圍內(nèi)，既不能過多，也不能引起缺料。

有一個公式可以計算出我們需要的最大庫存量：

最大的庫存量 = （二次訂貨間隔天數(shù) + 前置時間） X 平均每天的需求用量 + 安全庫存

而每次需要訂貨的數(shù)量是在最大庫存量的基礎(chǔ)上，減去庫存和在途數(shù)量，公式如下：

訂貨數(shù)量 = （二次訂貨間隔天數(shù) + 前置時間） X 平均每天的需求用量 + 安全庫存 （庫存數(shù)量 + 在途數(shù)量）

由此可以看出，訂貨間隔時間、前置時間、平均需求用量、安全庫存，這些參數(shù)決定了庫存數(shù)量上下限區(qū)間。

采購員需要根據(jù)自家實(shí)際情況制定合理的參數(shù)，不斷尋找可以優(yōu)化庫存的空間，降低庫存的總持有成本。

8.交付問題及時反饋。

面對供應(yīng)商不能按時足量交付的問題，采購員應(yīng)該首當(dāng)其沖去解決困難。我們總會遇到一些不愿意配合的供應(yīng)商，采購員在嘗試講道理后依然無效，這個時候就需要請主管經(jīng)理和尋源采購?fù)鲁雒媪恕?/p>

需要注意的是，當(dāng)采購員遇到難題時要及時舉手尋求支援，不要拖延到最后，變成無法善后的爛攤子局面。

但如果是自己就能解決的事情，就不要輕易地去搬動救兵，會給人造成一種什么事情都搞不定的印象。

二、與供應(yīng)商溝通時注意要點(diǎn) 

中國傳統(tǒng)商業(yè)文化思想中，客戶往往處于比供應(yīng)商高一等的地位（偶爾也會有店大欺客的情況），但平心而論，兩者關(guān)系應(yīng)該是平等的。

即使作為客戶，采購員在日常溝通中也要尊重對方，時刻注意溝通的禮儀。要知道供應(yīng)商討好采購員，可能僅僅是因?yàn)楹笳咚幍钠脚_和手上的權(quán)力。

在明白了這點(diǎn)以后，采購員就會知道自己的分量，也能更好地與供應(yīng)商進(jìn)行高效的溝通。

1.培養(yǎng)良好溝通習(xí)慣。

在與供應(yīng)商交流過程中，需要培養(yǎng)起雙方良好的溝通習(xí)慣，比如下單以后，采購員沒有收到供應(yīng)商的回復(fù)確認(rèn)，就要告知對方及時回復(fù)、許諾訂單。

幾次溝通下來，供應(yīng)商就能培養(yǎng)起及時回復(fù)的好習(xí)慣，讓雙方的合作更加順暢。

2.提供力所能及幫助。

在供應(yīng)商遇到困難時，適當(dāng)?shù)慕o予協(xié)助。采購員及時整理付款單據(jù)，協(xié)助供應(yīng)商在發(fā)票到期日前拿到相應(yīng)貨款，可以維護(hù)客戶企業(yè)良好的信用形象。

一些平時不起眼的小事，都可以為采購員的人緣加分，將來需要供應(yīng)商配合的時候，對方也會投桃報李。

3.多多鼓勵保持激勵。

對于交貨表現(xiàn)好的供應(yīng)商，平時多給予口頭和郵件上的鼓勵。對于交貨表現(xiàn)有顯著進(jìn)步的供應(yīng)商，還可以頒個最佳進(jìn)步獎，激勵對方保持良好穩(wěn)定的交付表現(xiàn)。

物料采購員的工作并不復(fù)雜，只要有基本的數(shù)據(jù)分析能力和溝通技巧的人都可以擔(dān)任。把簡單的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情用心做，這也許才是采購工作真正的難點(diǎn)。