對于小Q來講，這幾天過的忙碌且平常，一如既往的梳理著公司的重構(gòu)系統(tǒng)需求，但天下并不太平，先有重慶幼兒園憤世女持刀砍人，再有司機乘客拉扯導致公交墜江，緊接著著名主持人李詠英年早逝、江湖俠客金庸老先生駕鶴西去。這個多事之秋，上到國家、下到百姓都彌漫著一氣蕭條，明天和意外，就像上帝的骰子，落下的那一刻才揭曉答案。

        “Q，你一定要好好注意身體，上班不要太操勞，我們不需要大富大貴，只要開開心心過好每一天就夠了，心有彼此，當下即永遠~”，婉柔是李詠的粉絲，看到去世的新聞后自然感傷，特地發(fā)來消息囑咐，暖意滿滿，感動滿滿。在這紛擾凡世里，每個人都在用生命拼搏，拿健康和時間賽跑，誰都不會相信自己會是下一個天堂來客，只有在噩耗降臨的那一刻，方知萬物皆空，唯生命可貴。

       縱有萬千感慨，生活還要繼續(xù)，小Q的當前階段在梳理采購系統(tǒng)需求。

01  采購的目標

       采購是供應(yīng)鏈的核心流程，要設(shè)計采購系統(tǒng)，自然要搞清楚業(yè)務(wù)訴求。按照和采購部門同事的討論的結(jié)論，小Q將采購目標歸納為采購過程就是尋求在最短的時間內(nèi)，用最低的成本購買到最必需的商品。

    （1）采購成本最低。如何在眾多的供應(yīng)商提供的采購報價中汲取最大利益，保證采購的成本最低？ 已知商品利潤= 銷售價 - 成本價，若要提升利潤，提高銷售價固然可行，但同時會面臨著訂單量下滑的風險，所以以更低的成本采購，是更容易實現(xiàn)的。

    （2）供應(yīng)商最可靠。除了一味追求采購成本外，還要對供應(yīng)商進行管理評級，尋求最穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。供應(yīng)商管理不要注重數(shù)量，而要注重服務(wù)質(zhì)量。

    （3）采購品項最優(yōu)。在資金有限的前提下，做到好鋼用到刀刃上，保證采購的商品都是最必須的，采購的數(shù)量是最符合業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的，不能缺貨，更不能滯銷。

    （4）采購效率最高。從采購活動開始，到采購結(jié)束，流程一定要順暢，通過系統(tǒng)和人工結(jié)合的方式，保證采購過程的流暢性。

02  采購流程

    在采購部呆了一天，小Q拉著采購部的麻花（采購部同事）詳細的了解了采購員的日常工作：

    （1）采購詢價及比價：在開始采購前，先向各路供應(yīng)商咨詢商品報價、返利等，收集各方信息綜合比較采購價格。

    （2）采購議價：篩選合適的供應(yīng)商進行談判，以獲取最低的采購成本。

    （3）簽訂合同：談判成功后，和供應(yīng)商簽訂采購合同，明確價格、付款方式、退換貨處理方式等

    （4）采購維價：若首次采購，或者當前采購價高于歷史采購價，則對系統(tǒng)中的最高采購價進行維護更新，并提交領(lǐng)導審批。

    （5）供應(yīng)商及商品首營：若供應(yīng)商/品種首次合作，需要收集供應(yīng)商及商品的資料，按照GSP法規(guī)要求完成首營流程。

    （6）創(chuàng)建采購單：確定采購的供應(yīng)商、采購商品、數(shù)量、采購價、采購庫房等信息，生成采購單并下發(fā)庫房。

    （7）庫房收貨：供應(yīng)商到貨以后，由庫房進行收貨、驗收、上架操作，完成商品的采購入庫。

    （8）采購關(guān)單：入庫完成的采購單，或者長期懸掛未到貨的采購單，由采購員或系統(tǒng)關(guān)單，完結(jié)當前采購單。

    （9）退供應(yīng)商：按照與供應(yīng)商的協(xié)定，將未售賣商品定期退還供應(yīng)商，確定退供批號、數(shù)量后，建單并下發(fā)庫房出庫作業(yè)。

    （10）供應(yīng)商結(jié)算：財務(wù)同事根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)票，結(jié)合庫房提供的入庫單數(shù)據(jù)，比對無誤后，與供應(yīng)商進行結(jié)算處理；以及將商品退供應(yīng)商以后，與供應(yīng)商進行結(jié)算。

    對照前段時間和業(yè)務(wù)部以及技術(shù)部共同確認過的系統(tǒng)整體流程方案，小Q對采購系統(tǒng)的整體系統(tǒng)流向已經(jīng)了然于心。

（對全流程感興趣的朋友可參考前序篇章《電商新零售系統(tǒng)劃分及供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程詳解》）

▲采購入庫系統(tǒng)流程   

▲退供應(yīng)商系統(tǒng)流程 

03  采購系統(tǒng)核心功能

    根據(jù)從各方收集的信息，小Q勾勒出采購系統(tǒng)的核心功能點：

▲采購系統(tǒng)核心功能

04  采購維價

    采購維價是指采購員在商品采購價格發(fā)生變動時，在采購系統(tǒng)中進行新價格的維護。采購員在遇到如下業(yè)務(wù)情況時，需進行維價：

    ①新購進商品；    

    ②供應(yīng)商價格變動；

    ③價格維護錯誤后需修正；

    按照公司業(yè)務(wù)流程規(guī)定，采購員在采購價格不變或向下調(diào)整的一定范圍內(nèi)可以自由修改采購價而無需維價，其它時候均需要進行維價審核。維價流程由采購員發(fā)起，采購經(jīng)理審批后生效，特殊情況下需上升至采購總監(jiān)審批后方可生效，例如：

    ①商品價格向上或向下波動幅度超過一定比例；

    ②特定供應(yīng)商

    ③特定商品

    ④其它特殊情況

▲采購維價流程

05  采購單管理

    采購單管理主要涉及采購單的創(chuàng)建及審核、采購過程的監(jiān)控、以及采購完成后的關(guān)單處理功能。

▲采購下單流程

   1.采購單創(chuàng)建

     根據(jù)長期規(guī)劃，小Q計劃將采購單創(chuàng)建分為兩種方式分步迭代：

        方式一、手動創(chuàng)建采購單：由采購員根據(jù)實際需要（例如常規(guī)采購、缺貨補貨）錄入采購信息生成采購單。此方式比較簡單靈活，適合于業(yè)務(wù)不穩(wěn)定或新業(yè)務(wù)開展之初。

        方式二、自動補貨建議：基于歷史銷售數(shù)據(jù)進行計算，再結(jié)合業(yè)務(wù)實際情況，由系統(tǒng)計算自動計算出需要補貨的商品及數(shù)量等，由人工審核后生成采購單。此方式對數(shù)據(jù)建模要求較高，而且需要基于一定的數(shù)據(jù)量積累，適合于后續(xù)有一定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)積累和業(yè)務(wù)相對穩(wěn)定以后。

       以上兩種采購方式，均需要明確供應(yīng)商、采購商品、采購數(shù)量、采購單價、目的庫房。一張采購單中可以包含多個商品，但只對應(yīng)一個供應(yīng)商和一個庫房。若某一批采購要求供應(yīng)商鋪底貨，需要在采購單創(chuàng)建時標明并最終落入財務(wù)系統(tǒng)，以便財務(wù)結(jié)算的時候知曉。

   2.采購單審核

    同商品維價一樣，當采購的范疇超過采購經(jīng)理審批權(quán)限時，采購單需升級至采購總監(jiān)審批后方可生效，如：

    ①特殊商品，例如單價過高；

    ②特殊供應(yīng)商，例如信用等級較低；

    ③品項、采購數(shù)量及采購金額過大，例如采購的數(shù)量超過商品的平均庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)；

    ④其它特殊情況

    3.藥品采購限制

    由于藥品的特殊性，創(chuàng)建采購單時相比普通電商會更加嚴格，若不符合要求，則系統(tǒng)設(shè)計上需進行攔截：

    ①供應(yīng)商資質(zhì)不完善、首營未完成、證件到期（營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、藥品生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、藥品GSP證書、委托人身份證等）或采購合同到期，不允許采購；

    ②供應(yīng)商經(jīng)營的商品資質(zhì)不完善、首營未完成、證件到期（藥品注冊批件等）,不允許采購；

    ③購進藥品不符合本公司經(jīng)營范圍，不允許采購；

    ④購進藥品不符合供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營范圍，不允許采購；

    ⑤購進藥品被要求停售、鎖入，不允許采購；

    4.批次與批號

     在藥品和食品行業(yè)，SKU存在一個特殊屬性：批號，不同批號對應(yīng)不同的有效期，若超過效期，對人體危害極大，不能再食用，故此類商品需要按批號進行管理；而在其它沒有批號的行業(yè)里，一般按照入庫批次進行管理。小Q深入研究了一下二者的聯(lián)系和區(qū)別：

     對于生產(chǎn)企業(yè)，生產(chǎn)的每一個批次的藥品或食品，一般會賦上一個批號，這就是批號的由來，這些行業(yè)里批次和批號基本吻合(當然也有例外）；

     而在零售和批發(fā)企業(yè)，由于會從不同的供應(yīng)商采購進貨，或者從同一供應(yīng)商分多次進貨，可能會采購到相同的批號，但由于入庫的時間不一樣，故會針對不同時間來貨的商品計入不同的到貨批次，一個批次中可能包含同一SKU的多個批號，一個批號也有可能分多個批次到貨。在這種業(yè)務(wù)形態(tài)中，批次和批號是毫不相干的兩個屬性，批次管理到貨頻次，屬于企業(yè)內(nèi)部行為；批號管理商品的效期，由生產(chǎn)廠家決定，在商品出廠時賦予后不再變化。

    5.采購關(guān)單

    采購關(guān)單是對采購單進行完結(jié)處理的動作，代表此采購單后續(xù)不會再進行送貨。系統(tǒng)處理關(guān)單分兩種情況：

    （1）自動關(guān)單：當庫房收貨入庫總量和采購計劃數(shù)量一致時，系統(tǒng)自動觸發(fā)關(guān)單動作；

    （2）強制關(guān)單：針對長期未完結(jié)的采購單（例如3個月無進貨），由采購員或采購系統(tǒng)自動觸發(fā)關(guān)單操作。此種情況需與倉儲系統(tǒng)聯(lián)動，若庫房正在對此采購單進行入庫作業(yè)，則不允許關(guān)單。關(guān)單成功的采購單，庫房不再允許收貨。

▲強制關(guān)單

     6.采購可視化

        為了讓采購的同事能夠很清晰的知曉每一張采購單的執(zhí)行和到貨情況，故小Q在系統(tǒng)中設(shè)計了采購單全程可視化功能：

▲采購可視化

    由于供應(yīng)商的送貨頻次和庫房的收貨頻次差異，會存在一張采購單分多批次收貨的情況，故在系統(tǒng)設(shè)計時，需支持一張采購單經(jīng)多張收貨單（庫房每收貨一個批次，會在倉儲系統(tǒng)中生成一張收貨單）多次回傳的情況。

06  供應(yīng)商管理

        供應(yīng)商的建檔和首營業(yè)務(wù)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺中完成維護，基于完善的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在采購系統(tǒng)中對供應(yīng)商進行管理，包括績效管理、送貨時效統(tǒng)計、商品關(guān)聯(lián)、合同管理等。

    1.供應(yīng)商績效管理

        對供應(yīng)商的績效進行管理，從多維度對供應(yīng)商進行綜合評估和考核，有利于建立雙方更穩(wěn)定的合作關(guān)系?？冃Э荚u步驟包括：

        step 1：梳理考評指標，建立考評體系。

        考評指標包括但不限于以下因素：

        ①供應(yīng)商送貨時效及穩(wěn)定性

        ②供應(yīng)商供貨價格

        ③供應(yīng)商服務(wù)水平和響應(yīng)積極性

        ④品牌知名度和商譽

        ⑤供應(yīng)品種的全面性

        ⑥全國業(yè)務(wù)網(wǎng)點分布狀況

        ⑦供應(yīng)商企業(yè)規(guī)模和財務(wù)狀況

        ⑧供應(yīng)商結(jié)算方式和賬期

        ⑨...

        step 2：確定每項指標的權(quán)重及評分

        針對以上梳理的各項考評指標，每項指標確認其考評權(quán)重，各項權(quán)重之和為1。然后針對每個供應(yīng)商的每項指標進行打分，可以根據(jù)績效好壞設(shè)定1到10分。

       權(quán)重和評分可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)分析得來，若無歷史數(shù)據(jù)可供參考，則由業(yè)務(wù)的同事根據(jù)經(jīng)驗進行設(shè)定。

        step3：綜合考評，反復驗證。

        將指標得分和權(quán)重進行加權(quán)即可算出每個供應(yīng)商的績效綜合得分，得分越高代表供應(yīng)商績效越好： 然后將此計算結(jié)果進行排名后交由業(yè)務(wù)部門進行評估，若與實際有偏差，再返回第二步進行修正，直到符合預期。

         綜合得分=∑各項指標評分*權(quán)重

例：    設(shè)定如下4項考核指標及各項指標權(quán)重，針對A、B兩供應(yīng)商進行績效考評：

▲供應(yīng)商績效管理

    從綜合得分比較可知，供應(yīng)商A比供應(yīng)商B績效得分要高，更適合建立深度合作。

    2.供應(yīng)商送貨時效管理

        供應(yīng)商送貨時效的穩(wěn)定性及時效長短會對采購工作產(chǎn)生極大的影響，不穩(wěn)定的送貨時效會導致采購員對采購數(shù)量的誤判，從而對庫存成本和銷售產(chǎn)生影響。故而采購系統(tǒng)中需對每個供應(yīng)商的送貨到各地庫房的時效進行監(jiān)控。從采購可視化數(shù)據(jù)中摘取采購下單時間和供應(yīng)商到貨時間，二者相減即可得到單次送貨時效。

       由于供應(yīng)商可能會多次送貨，以及受天氣、路途等原因，在實際送貨過程中會存在超出平均送貨時長很多的情況，此部分數(shù)據(jù)應(yīng)列為干擾數(shù)據(jù)，排除后再進行統(tǒng)計。另外，供應(yīng)商備貨的品項和數(shù)量也會對送貨時效產(chǎn)生影響，統(tǒng)計時可建立一個多維度模型綜合評估。

    3.供應(yīng)商商品關(guān)聯(lián)

        不符合供應(yīng)商經(jīng)營范圍的商品，是不允許進行采購的，故需對每個供應(yīng)商綁定其下可采購的SKU，在采購建單時，只能采購已經(jīng)綁定過的SKU，未綁定SKU無權(quán)采購。

    4.供應(yīng)商合同管理

        在線合同管理可以通過系統(tǒng)手段對已過期或即將過期的合同及時提醒。合同管理分兩種方式：

    方式一：粗放式合同管理。僅在系統(tǒng)中記錄每個合同的編號、效期等信息，合同細則通過線下簽署后掃描附件的方式上傳；

    方式二：電子合同管理。將合同細則形成系統(tǒng)模板，此模板可為本公司固定合同模板，也可為供應(yīng)商訂制模板。簽訂合同時，雙方通過在線填寫關(guān)鍵信息并在系統(tǒng)中進行簽名生效。電子合同可下載并打印為紙質(zhì)合同進行存根。

▲采購合同示例（圖片來自百度）

07  退供應(yīng)商管理

    1.退供單創(chuàng)建

     在庫的商品，經(jīng)常會由于 包裝破損/供應(yīng)商召回/近效期/質(zhì)量問題/不動銷商品協(xié)議退供 等原因，需要退回給供應(yīng)商。此業(yè)務(wù)由采購員在采購系統(tǒng)中發(fā)起申請，待領(lǐng)導審批通過后下發(fā)庫房進行揀貨發(fā)出：

▲退供應(yīng)商下單流程

    退供單核心要素：供應(yīng)商、采購庫房、退供SKU、退供含稅價、退供質(zhì)量狀態(tài)（合格/不合格）、退供數(shù)量。

    設(shè)計退供功能時，根據(jù)業(yè)務(wù)特色，為防止出現(xiàn)異常，小Q特地增加了如下設(shè)計要點：

    （1）退供價格默認取當前批號最近一次采購入庫的單價，若與實際不一致，可由采購員在建單時進行調(diào)整；

    （2）退供單的商品及批號必須與此供應(yīng)商原始采購入庫單的商品和批號對應(yīng)，且退供總數(shù)量不能大于采購總數(shù)量；

    （3）退供單默認一級審批，若與特殊情況，需上升至采購總監(jiān)審批后方可下發(fā)庫房，比如退供價格異常、特定供應(yīng)商和特定商品等；

    （4）退供單允許缺量出貨，即退供的實際數(shù)量小于計劃數(shù)量的情況，故庫房發(fā)貨以后需要把實際發(fā)貨數(shù)量回傳采購系統(tǒng)；

    （5）在退供過程中，為防止商品超賣，審核通過的退供單，需通知中央庫存將指定庫房的商品庫存鎖定，待實際出庫以后，再按照實際發(fā)貨數(shù)量回告中央庫存扣減實際庫存。

   2.退供單可視化

    為更好的監(jiān)控退供單運行狀態(tài)，和采購可視化功能一樣，小Q同樣為每一張退供單設(shè)計了可視化系統(tǒng)功能，通過此功能可以查看每張退供單的運行情況，以便及時發(fā)現(xiàn)異常：

▲退供單可視化

08  采購建議

        為了更好的達成公司精益供應(yīng)鏈的目標，采購系統(tǒng)中智能推薦功能必不可少，例如如何預測銷量并給予采購建議、如何最優(yōu)的設(shè)置安全庫存、如何在資金有限的前提下采購到最必需商品、如何挑選新品等課題，在這方面飛哥是專家，經(jīng)過飛哥的培訓分享后，小Q也學到了不少，并計劃放置項目二期聯(lián)合數(shù)據(jù)智能部一起通過系統(tǒng)建模，通過大數(shù)據(jù)大幅提升采購部工作效率，此路漫漫，然可期也。

（此部分內(nèi)容屬于供應(yīng)鏈中比較復雜和深入的策略，計劃放置后續(xù)文章中重點探討，此篇中不做展開）

    忙碌的一天結(jié)束了，小Q決定早點下班回家陪婉柔說說話，以平復一下女友脆弱的情感弦，細想一下，近期太忙，兩人已經(jīng)很久沒有推心交流了，貌似都在為夢想而忙碌，實則在與夢想背道而馳，越來越遠。未來很美好，卻很遙遠，殊不知當下父母安康，家庭和睦就是最美好的盛世年華。珍惜當下，積極向上，與夢同行，不驕不躁，就是最佳生活狀態(tài)。

    健康活著，就是最好的財富，再無他求；

    安穩(wěn)現(xiàn)世，就是最大的夢想，死生可鑒......