采購職場小貼示 教你如何避免“被催”

趕急趕忙終于準(zhǔn)點踏入辦公室，汗流浹背，氣喘吁吁，才在辦公位坐定，電話就響了，“那批貨說好的昨天到貨，怎么現(xiàn)在還沒到？趕緊催下供應(yīng)商啊，生產(chǎn)線就缺這貨了，現(xiàn)在斷線了！”這才剛打通供應(yīng)商電話準(zhǔn)備責(zé)罵一番，領(lǐng)導(dǎo)就走過來了，“小王啊，上個月和你說的要把XX類別的采購問題復(fù)盤一下，現(xiàn)在弄的怎么樣了？”“領(lǐng)導(dǎo)，我已經(jīng)在弄了，但質(zhì)量那塊的問題質(zhì)量部還沒有給出解決方案，我還要再追下他們”才緩口氣，產(chǎn)品線的新郵件發(fā)來了，原來是對招標(biāo)項目降幅不滿意，需要繼續(xù)談價……采購的一天就在這樣的兵荒馬亂中開始了，你有沒有停下來想過，把采購做的如此忙亂，是不是你打開的方式有些不對？是不是你的工作方法不夠高效？

下面這些采購職場小貼示，希望對你有所啟發(fā)：

1.   要有時間管理的意識，充分利用上班和下班的路上時間。下班路上，可以心里小結(jié)下一天工作中有所欠缺的地方，下次應(yīng)該如何改進；上班路上，大概盤算下今天需要完成的重點任務(wù)有哪些，分別安排在什么時候完成。

2.   建立工作list，記錄進展情況。有人習(xí)慣用紙和筆記錄，有人習(xí)慣用電腦記錄，可以自己摸索，找到適合自己的方法。筆者更推薦用excel表格記錄，電子檔不僅看起來更整齊，也方便進行數(shù)據(jù)處理，如篩選出未完成的事務(wù)，或根據(jù)關(guān)鍵詞進行搜索，好記性不如爛筆頭，更不如功能強大的excel。

3.   管理你的上下游。采購如果總是“被催”就“悲催”了，重新審視自己的位置，你不是供應(yīng)鏈上的一個傳話筒，你應(yīng)該是供應(yīng)鏈中問題的終結(jié)者。不想內(nèi)部總催你干活？變被動為主動，主動向內(nèi)部通報進展，主動向前方預(yù)警風(fēng)險。不想總是催供應(yīng)商干活？管理你的供應(yīng)商，給供應(yīng)商養(yǎng)成響應(yīng)及時、主動匯報的好習(xí)慣。

4.   尋找提高溝通效率的最優(yōu)解。大公司有個通病就是分工太細、流程太長，直接導(dǎo)致一個問題要千回百轉(zhuǎn)才可能得到解決，更可能直接沉沒了。對于單點溝通，可以寫完郵件后打個電話提醒對方盡快處理；對于多點溝通，可以發(fā)完郵件后組織電話會議盡快決策并形成會議紀要。拖著實在解決不了的咋辦？趕緊向你的老板匯報啊，與其從別人口中聽到問題，不如主動“坦白”，當(dāng)然，給老板匯報不是把問題扔給老板，是把選項及各個選項的優(yōu)劣都列好，讓老板做選擇。

5.   沒有無聊的會議，只有懶惰的思維。采購有時不得不參加一些強制性培訓(xùn)，主題難免偶爾讓人提不起興趣，這種培訓(xùn)場合下你都在做什么呢？低頭刷屏？閉目養(yǎng)神？與人閑談？其實，沒有無聊的會議，只有不肯找到樂趣的懶惰。如果是討論型會議，那可是個鍛煉口才的絕佳時機，在會議前做好功課，在會議中享受思維的碰撞吧。如果是學(xué)習(xí)型培訓(xùn)，可以先想想，這個主題你想了解什么，授課者的培訓(xùn)思路是怎樣的，表達方式有何優(yōu)缺點，如果你是站在講臺的那個人，你會如何培訓(xùn)。

6.   繁瑣型工作盡量交給電腦執(zhí)行。盡管采購工作的日常操作越來越電子化，但難免有些業(yè)務(wù)流無法實現(xiàn)全電子化，還需要人工的干預(yù)。而在這部分人工處理的部分，還有相當(dāng)一部分是日常型的繁瑣操作，你當(dāng)然可以推動公司把這部分流程也IT化，但往往IT化的過程漫長又不可控。這時，你可以自己建立一些實用的工作小模板，方便數(shù)據(jù)的快速處理，騰出時間做些真正有附加值的工作。

說了這么多，再回到本文開頭采購常見的忙亂場景，看看問題都出在了哪？被計劃催貨，你是不是沒有主動反饋過進展？復(fù)盤某采購問題遲遲交不出答卷，你是不是溝通方式不夠高效？產(chǎn)品線對成本不滿意，你是不是總陷在事務(wù)型采購中，對成本的預(yù)期及控制能力不夠？再反思下采購員日常的忙亂，是真的因為忙嗎？

附：時間管理法則10條

1、分清事情的輕重緩急

不是說很急的事情我們就一定馬上去做，我們要抓住最重要的事情。這樣，我們才不會因為眾多的瑣事而把自己的目標(biāo)擱在一旁，最終造成浪費時間的局面。這是時間管理當(dāng)中最重要的一點，我們首先應(yīng)該把它做到位。

2、盡力將瑣事集中起來

根據(jù)著名的80/20法則，許多人往往將大部分的精力用在了那些占多數(shù)（約80%）但無用的事情上。高效人士則總能將精力集中在少數(shù)（20%）但最重要的事情上。我們應(yīng)好好地利用這個法則，它也叫帕累托原則。

3、注重效果

有些人做事的效率的確很高，但到要做完時卻發(fā)現(xiàn)搞錯了方向，導(dǎo)致做了許多無用功。我們一定要以目標(biāo)為導(dǎo)向，注重實際效果，同時再結(jié)合高效率的行動就能收到事半功倍的效果。

4、高效行動

高效率的行動是節(jié)約時間的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天給你26個小時你一樣會嫌少?，F(xiàn)代社會的工作節(jié)奏越來越快，高效率做事已經(jīng)成為成功人士的象征之一。

5、靈活、機動，能控制突發(fā)事件

突發(fā)事件的發(fā)生，誰也不能避免，但如果你沒有做好準(zhǔn)備和對策，它可能要耗費你大量的時間。因此靈活、機動的做事也就顯得很重要了，當(dāng)然在此同時我們應(yīng)該多對突發(fā)事件做些研究，以便能更好地控制它。

6、不要盲目樂觀，對小事也要有足夠的重視

有些人總認為自己能力很出眾，完成一個任務(wù)是很輕松的事情，但結(jié)果卻恰恰相反花了大量時間還沒有做好。對時間的預(yù)算，我們當(dāng)然不能一絲不差，但也不能相差太遠，要是這樣，你的全盤計劃就肯定會被打亂。不要不重視小事，事情往往都是說起容易做起難的，要對即將處理的問題有充分的認識。

7、要有果斷決策的能力

很多人之所以比別人落后，原因之一就是在決策的時候優(yōu)柔寡斷、猶豫不決！時機是不等人的，要是你沒有及時做出決定及時抓住時機，過了這個村就沒有這個店，事情變得更糟之時你要趕上往往就得付出加倍的努力。

8、做事之前要充分、精心準(zhǔn)備

麥肯錫人要解決的問題通常都是很復(fù)雜的，但他們總是能取得令人滿意的成績，這和他們事前的精心準(zhǔn)備是分不開的。正所謂：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，我們有了充分的準(zhǔn)備，就能把要做之事的相關(guān)信息了解透徹，當(dāng)然行動起來就會快捷得多。

9、善于團隊合作

沒有完美的個人，只有完美的團隊。團隊的力量可以彌補個人的缺陷，能使我們更快、更好地完成手中的任務(wù)。

10、善于授權(quán)

當(dāng)你處在一定的領(lǐng)導(dǎo)位置的時候，你還是像做一個職員之時什么事都親歷親為，那你只會累死還不會做出很好的成績來。要學(xué)會將你手中的權(quán)利放下去了，相關(guān)的擔(dān)子也就放下去了，這樣你才能挑得起、走得動，否則你只會被壓垮，既浪費時間還不能把事情作好