數(shù)字化轉(zhuǎn)型話題越來(lái)越熱了，這說(shuō)明低效率的工作模式是許多人的痛點(diǎn)。一些企業(yè)已經(jīng)上了各種各樣的信息系統(tǒng)，但實(shí)際使用效果并不太好。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，很少有人會(huì)贊揚(yáng)自家的系統(tǒng)好用，更多的情況是吐槽系統(tǒng)“睿智”。今天的文章就來(lái)分析探討一下其中的原因。

一、造成系統(tǒng)不好用的原因有哪些？

我們先來(lái)了解系統(tǒng)是怎么搭建起來(lái)的。

信息系統(tǒng)都是預(yù)先開(kāi)發(fā)好的，標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)，并且是為了適用于大部分的運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景而設(shè)計(jì)出來(lái)的。比如ERP軟件服務(wù)商在訪談了數(shù)以千計(jì)的客戶后，總結(jié)出了行業(yè)的最佳實(shí)踐，然后設(shè)計(jì)出了一套通用性強(qiáng)的系統(tǒng)，足以滿足80%的客戶需求。

另外20%是各個(gè)垂直細(xì)分領(lǐng)域的特殊情況，這些特殊性主要來(lái)源于產(chǎn)品、工藝、原料和銷售模式等，很難再協(xié)調(diào)成標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用。

想要定制化開(kāi)發(fā)，需要另外付錢，總體項(xiàng)目成本就可能會(huì)超出預(yù)算。另外定制化程度越是高，系統(tǒng)后期升級(jí)維護(hù)的費(fèi)用也越高。

這套項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)施的方法論是久經(jīng)考驗(yàn)的，沒(méi)有問(wèn)題的。為什么大家對(duì)系統(tǒng)還有許多抱怨呢？問(wèn)題可能出在了這幾個(gè)方面。

一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施團(tuán)隊(duì)主要是外部顧問(wèn)和內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，顧問(wèn)都是富有經(jīng)驗(yàn)的，一般不會(huì)出大問(wèn)題。

內(nèi)部團(tuán)隊(duì)由IT和業(yè)務(wù)部門組成實(shí)施小組，在他們之上還有項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，一般是公司高層，不具體參與項(xiàng)目，主要是提供各類的支持，協(xié)調(diào)內(nèi)部資源。

業(yè)務(wù)部門的輸入非常重要，但這塊往往會(huì)被忽視。一些部門的負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目不重視，對(duì)系統(tǒng)不了解，在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)階段提不出任何意見(jiàn)。

結(jié)果可想而知，系統(tǒng)上線以后，系統(tǒng)使用者發(fā)現(xiàn)一些別扭不合理的地方，想要更改應(yīng)用，被告知需要增加費(fèi)用。開(kāi)局不利，大家對(duì)系統(tǒng)的第一印象就不太好了。

接下來(lái)又發(fā)生了什么？我們的商業(yè)場(chǎng)景發(fā)生了變化，而系統(tǒng)還停留在原地。一般是先有了流程，然后才有的系統(tǒng)，用句行話說(shuō)，系統(tǒng)就是把流程固化下來(lái)。這樣的好處是使用者都能按照標(biāo)準(zhǔn)流程操作，確保運(yùn)行的結(jié)果不會(huì)跑偏。

這條規(guī)則特別適用于公司內(nèi)部流程，比如倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料，應(yīng)該是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)配料，然后送上產(chǎn)線，最后過(guò)賬，這樣庫(kù)存數(shù)量就不會(huì)出錯(cuò)。

但是供應(yīng)鏈有許多外部的協(xié)同，流程經(jīng)常是會(huì)改動(dòng)的，比如商品以前是賣給經(jīng)銷商的，現(xiàn)在直發(fā)給消費(fèi)者了，發(fā)貨的模式和流程變了，系統(tǒng)里的設(shè)計(jì)也應(yīng)該更改。

可是所有的系統(tǒng)變動(dòng)都是要收費(fèi)的，其實(shí)這也很正常，想要修改應(yīng)用，軟件服務(wù)商就需要投入人工，這就是成本，不可能免費(fèi)來(lái)服務(wù)客戶。

但是用戶體驗(yàn)就比較差，覺(jué)得服務(wù)商做什么事情都要收費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)還不給批，最后只能忍一下，把系統(tǒng)線上操作改為線下手工操作，漸漸地就脫離了系統(tǒng)，于是就有了“這系統(tǒng)不好用”的負(fù)面情緒。

公司業(yè)務(wù)越來(lái)越多，運(yùn)營(yíng)也就越來(lái)越復(fù)雜，工作就要精耕細(xì)作，需要不同的系統(tǒng)來(lái)支持業(yè)務(wù)運(yùn)行。如果是由不同服務(wù)商提供的系統(tǒng)，它們之間的數(shù)據(jù)庫(kù)可能是不互通的，員工在ERP里操作了一遍，還要在別的系統(tǒng)里再做一遍，產(chǎn)生了大量重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的情況。

為了預(yù)防系統(tǒng)崩潰，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，還要在Excel里再做一遍手工賬，做到后來(lái)就是徹底暈了。昂貴的系統(tǒng)逐漸成了擺設(shè)，感覺(jué)還不如電子表格靠譜。員工對(duì)系統(tǒng)喪失信心，感覺(jué)越用越爛。

二、如何恢復(fù)對(duì)信息系統(tǒng)的信心？

1．端正態(tài)度，堅(jiān)持使用系統(tǒng)

想要恢復(fù)對(duì)系統(tǒng)使用的信心，首先要端正態(tài)度。從上至下要有統(tǒng)一的思想，系統(tǒng)雖不太好用，但是依然要相信系統(tǒng)，畢竟它是參考了大量最佳實(shí)踐而開(kāi)發(fā)出來(lái)的，在許多行業(yè)、企業(yè)里獲得了成功應(yīng)用，必然是有它的道理在里面。

系統(tǒng)的架構(gòu)者在設(shè)計(jì)的時(shí)候花了許多心思，我們需要在使用過(guò)程中進(jìn)行探索，才能慢慢地理解其中的邏輯。不要因?yàn)榇蠹艺f(shuō)系統(tǒng)很爛，就人云亦云，放棄使用系統(tǒng)。

當(dāng)我們?cè)谙到y(tǒng)操作時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，有些人不去深究其中的原因，簡(jiǎn)單地把問(wèn)題歸咎于系統(tǒng)不好用。系統(tǒng)不會(huì)說(shuō)話，不能為自己反駁，就成了背鍋俠。

我們應(yīng)該從事實(shí)出發(fā)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析，找出問(wèn)題的原因，最后糾正錯(cuò)誤。只有端正我們的態(tài)度才能開(kāi)始恢復(fù)信心。

2．培訓(xùn)員工的數(shù)字化思維

為了更好地使用信息系統(tǒng)，我們需要培養(yǎng)員工的數(shù)字思維。系統(tǒng)架構(gòu)的應(yīng)用之間是有邏輯關(guān)系的，而且非?？b密。

使用者在執(zhí)行日常操作之外，還應(yīng)該去了解一下系統(tǒng)的邏輯關(guān)系。為了做到這點(diǎn)，員工應(yīng)該對(duì)數(shù)字有些感覺(jué)，慢慢地訓(xùn)練邏輯思維能力。

我們可以從Excel的使用入手，逐漸來(lái)理解字段、工作表、數(shù)據(jù)匯總這些概念。大家不要小看Excel，默認(rèn)這是所有人應(yīng)該掌握的技能，從實(shí)際情況上來(lái)看，許多人的Excel技能還停留在初級(jí)階段，可能連排序都不太會(huì)用，更別說(shuō)是稍微復(fù)雜一點(diǎn)的公式和數(shù)據(jù)透視。

通過(guò)熟練掌握Excel，然后進(jìn)階學(xué)一點(diǎn)點(diǎn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，對(duì)于理解系統(tǒng)背后的邏輯是非常有幫助的，這需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的訓(xùn)練過(guò)程。員工的數(shù)字思維能力培養(yǎng)起來(lái)了，面對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用也就更有信心，能夠主動(dòng)、準(zhǔn)確地提出合理的改進(jìn)意見(jiàn)，逐漸完善系統(tǒng)的功能。

3．堅(jiān)持Single source of truth的原則

Single source of truth就是單一數(shù)據(jù)源，經(jīng)常有這種情況，我們?cè)谝粋€(gè)系統(tǒng)或表格里輸入了一遍數(shù)據(jù)，但還需要在另一個(gè)地方重復(fù)一遍輸入動(dòng)作，這是毫無(wú)意義的重復(fù)勞動(dòng)，純屬浪費(fèi)。

造成這種現(xiàn)象的根源是數(shù)據(jù)之間不能互通，對(duì)于數(shù)據(jù)量較少的情況，手工做一下可以接受。但遇到數(shù)據(jù)量很大的情況，你怎么辦？

我們應(yīng)該思考如何只需要輸入一次數(shù)據(jù)，就可以同步到關(guān)聯(lián)的表單之中。Single source of truth可以簡(jiǎn)化工作，提高效率和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。培養(yǎng)這種思維也屬于數(shù)字思維的一部分，需要多加練習(xí)。

部門管理者應(yīng)該深度了解系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題，幫助員工解決操作上的困擾，有些系統(tǒng)改進(jìn)花不了多少錢，但效果很好。主動(dòng)地消除使用上的問(wèn)題，比如數(shù)據(jù)源，就能夠提升員工對(duì)信息系統(tǒng)操作的積極性，重拾對(duì)它的信心。

我們很容易會(huì)陷入信息化、數(shù)字化的誤區(qū)，認(rèn)為現(xiàn)有的系統(tǒng)不好用，就開(kāi)始自暴自棄，不再信任系統(tǒng)，或是盲目追求最先進(jìn)的技術(shù)，沒(méi)有意識(shí)到數(shù)字化的基礎(chǔ)還不牢固。我們需要經(jīng)常反思，找出問(wèn)題，認(rèn)清方向，重歸數(shù)字化正確的大道。