采購交期管理，一場聰明人的游戲

什么是采購交期？

有人說這是采購員從下單買料到物料到達的時間。

這樣理解對嗎？

不對！

因為這是采購前置期或者叫采購周期而不是采購交期。

讀到這里，相信有的讀者已經懵了。難道采購前置期、采購周期與采購交期不是一回事嗎？

好了，筆者不賣關子了。接下來給讀者朋友們詳細介紹采購交期。

01

采購交期

采購交期是指采購員從收到采購需求到物料驗收入庫的時間，一般包含以下三個時間段：

 （1）采購訂單準備前置期 

這是給采購員了解需求、定商定價、創(chuàng)建訂單、完成審批并將采購訂單下發(fā)給供應商的時間。同時還包括供應商了解需求、確認庫存和交期、承諾訂單的時間。一般需要3-7天完成。在甲乙雙方對采購訂單簽字蓋章之后，即進入采購前置期。

 （2）采購前置期 

采購前置期也叫采購周期。通常，采購前置期會有以下三種情況，需要被區(qū)別管理：

?往往在有專供料（金額較大）且采購訂單不穩(wěn)定的情況下，供應商不會冒險儲備專供料。因此，供應商只有接到采購訂單才會買料、生產和運送。在這種情況下，采購前置期等于訂料前置期+生產前置期+運送前置期，一般大于4周；

?在備料且有產能的情況下，當供應商接到采購訂單時，即會安排生產和運送。在這種情況下，采購前置期等于生產前置期+運送前置期，一般在2-4周；

?在有現貨的情況下，當供應商接到采購訂單時，會安排送貨。在這種情況下，采購前置期等于運送前置期，一般在1-2周。

那么，在物料到達甲方倉庫之后，在生產領料之前，還有哪些前置期呢？

 （3）入庫檢驗前置期 

你會以為入庫檢驗前置期就是入庫+檢驗的時間嗎？錯！

因為還有留樣+QA審批+QA釋放。

在一些管理松散的公司，總時長需要一到兩周才能完成。

可見，當你制定采購計劃時，如果只考慮采購前置期，而不是采購交期，就會導致采購員沒有時間與供應商簽署采購訂單，倉庫和質保也沒有時間入庫+檢驗+……等，在現實中往往只能依賴高庫存掩蓋問題。

02

壓縮采購交期

介紹完采購交期，接下來介紹管理采購交期的方法。

仔細想想你會發(fā)現，采購交期的長短決定了供應鏈的柔性和周轉庫存量。具體來說，采購交期越短，供應鏈的反應就會越快，周轉庫存就會越少。

例如，如果將采購訂單準備前置期從7天壓縮到3天，在處理緊急采購需求時，供應商就能提早四天安排買料、生產或發(fā)運，也就意味著會早到貨4天；同樣的，如果將入庫檢驗前置期從7天壓縮到3天，就意味著原料周轉庫存天數從7天縮短為3天，庫存金額大幅下降。

那么問題來了，如何壓縮采購訂單準備前置期呢？

方法是，你要拿放大鏡把采購訂單準備前置期打開，看一看時間都是怎么耗用的。

例如，有的公司還在采取“一單一價”的原始方式訂料。那么，采購員就需要1-3天完成議價，再用1-3天走完內部訂單審批流程（越是管理原始的公司，審批越復雜），再給供應商1-3天完成訂單評審并簽字蓋章，合計平均耗時7天。

那么，該怎么縮短采購訂單準備前置期呢？

可以采取如下三個方法：

（1）將定價環(huán)節(jié)從采購訂單準備前置期分離。例如，有的大宗物資可以先下訂單事后定價；或者根據主計劃提前定價（前提是主計劃準確性較高）；

（2）梳理各級別人員的權責利，簡化內部采購訂單審批流程；

（3）通過SRM要求供應商在24小時內確認采購訂單。

通過這套組合拳，采購訂單準備前置期可以從平均耗時7天降低到1-3天。

壓縮完采購訂單準備前置期后，我們再來研究如何壓縮采購前置期。

主要的方法是升級訂料模式，要從由采購訂單指導供應商買料+生產+運送升級為由采購預測指導供應商買料，由采購訂單指導供應商生產，由交貨計劃指導供應商運送，這樣采購前置期就可以由供應商買料+供應商生產+供應商運送，通常大于30天，壓縮為供應商運送，通常5-7天。

當然，如果你的公司在供應市場上有足夠的話語權，可以要求供應商提供VMI服務（寄售往往受限于甲方的庫容限制和庫存管理能力的限制，難以搞成），將采購前置期縮短為24小時。

如果物料的體積較大，必須要進行零庫存管理，可以要求供應商提供JIT服務，例如要求每4個小時補貨一次。

可見，隨著訂料模式的不斷升級，從采購訂單（大于30天），采購預測+訂單（5-7天），VMI（24小時）到JIT（4小時），采購前置期可以被大幅壓縮，前提是你的公司在供應市場上有足夠的話語權。

講完壓縮采購前置期的方法，接下來我們一起研究如何壓縮入庫和檢驗的前置期。

（1）入庫

用RFID掃碼代替人工入賬，用自動倉庫替代人工，每次入庫時間可以縮短若干小時。

（2）檢驗

學汽車行業(yè)，實施APQP，在供應商端解決質量問題，來料免檢?？梢詫r長從1-3天縮短為零。

03

需求指導供應

讀到這里，不知你是否有一種大開眼界的感覺，發(fā)現原來在系統的管理之后，物料的采購交期可以大大縮短。

但是，對于很多需求管理不善的企業(yè)，由于銷售訂單頻繁的增加和取消，即使把采購交期壓縮到最低，采購依然難逃到處救火、疲于奔命的局面。這個時候應該怎么辦呢？

你要意識到，是需求指導供應，而不是供應指導需求。

也就是說，如果你的公司在需求端管理得水襠尿褲、毫無章法，在供應端管理得再精益也沒有多大作用。

在這種情況下，你把采購交期管理到“天”就意味著只要銷售訂單一變，排產一動，物料數量或交期就要跟著變，這簡直就是自找麻煩。倒不如把采購交期的顆粒度從“天”變?yōu)椤爸堋?，也就是說，你不需要供應商必須在某一天把料送到，而是在某一周的任何一天送到都行。

同樣的，對于采購交期中的采購前置期和入庫檢驗前置期，你不需要精確到天，而是到周。例如，采購前置期一律按7天、14天、21天、28天依次管理（如果采購前置期實際是5天，就多給2天，按7天管理），入庫檢驗前置期統一為7天（實際可能5天就夠）。

通過這種簡化的管理，你會發(fā)現物料齊套反而變得容易了，采購員也不用每天緊張兮兮的擔心物料不按時到達導致停產。雖然周轉庫存會增加一點點，但是考慮到帶來的便利和前置期的確定性，這種采購交期的管理方法，或許才適合絕大多數企業(yè)。

可見，采購交期管理不是簡單的模仿別人，更不是鉆牛角尖，而是一場聰明人的游戲。

只有充分自知者，才能找到最適合自己的采購交期管理辦法。