如何做好供應(yīng)鏈組織內(nèi)外的溝通？這里有四個關(guān)鍵點(diǎn)供大家參考。

一、做好及時溝通

及時溝通是為了減少可能的損失，換句話說，就是避免一些不受歡迎的驚喜。不管是好消息、壞消息，都需要及時通報(bào)。

以前我在工廠做供應(yīng)鏈經(jīng)理的時候，就經(jīng)常和我的團(tuán)隊(duì)講，有任何的問題，都要及時告訴我。特別是他們搞不定的事情，千萬不要藏著掖著，比如供應(yīng)商不肯按時送貨，造成生產(chǎn)停線，或者是送貨去客戶的卡車出了車禍，不能及時趕到等等。

為什么要強(qiáng)調(diào)這點(diǎn)？人總是習(xí)慣報(bào)喜不報(bào)憂，怕和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了壞消息的時候被批評，所以傾向于等一會兒說，最好是把事情都搞定了再和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。其實(shí)有些事和匯報(bào)工作的員工壓根兒沒關(guān)系，不是他們的原因造成的，但是他們害怕受到牽連。

可是到最后，當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)自己搞不定了，再來找我尋求幫助的時候就會錯過最佳處理問題的時機(jī)，純粹把我當(dāng)成救火隊(duì)長了。

所以我和團(tuán)隊(duì)經(jīng)常講，有問題要第一時間舉手，要及時溝通，不要留到最后一刻。造成的結(jié)果是什么呢？我二部手機(jī)晚上睡覺從來不敢關(guān)機(jī)，連靜音都不開，就怕有什么緊急狀況。搞得我精神壓力非常大，幸好我抗壓能力很強(qiáng)，晚上照樣睡得著。

我寧可要這樣的溝通方式，如果是壞消息，早晚都會來的，早些知道要比晚知道好。

越早知道，解決方法也越多，最后才被通知的時候，挽回的余地已經(jīng)很小，可能需要付出高昂的代價才能補(bǔ)救，所以我們要做好及時溝通。

二、建立溝通機(jī)制

為了確保有效溝通的執(zhí)行，我們不僅是要及時溝通，還要一套行之有效的溝通機(jī)制。

溝通需要常態(tài)化，比如工廠每個月都有月度會議，和全廠員工分享上個月運(yùn)營的成果，包括安全事故、客訴投訴、銷售目標(biāo)、人事變動等。

供應(yīng)鏈也有自己的溝通機(jī)制，需求側(cè)有每月的S&OP會議，重點(diǎn)是溝通產(chǎn)品家族層面，在未來18-24個月的需求、庫存、產(chǎn)能和財(cái)務(wù)等信息。

生產(chǎn)制造有每周MPS會議，溝通SKU層面的訂單、排產(chǎn)、人員安排和原材料等情況。

細(xì)分到每天的執(zhí)行層面的會議就更多了，包括由上而下的每日例會，生產(chǎn)現(xiàn)場會議等等。不管是哪一個層面的會議，都應(yīng)該有一套成熟的會議流程：

1.誰主持，需要誰參加？

2.會前需要準(zhǔn)備什么輸入的資料，會后的輸出是什么？

3.會議紀(jì)要誰來負(fù)責(zé)，后續(xù)的行動計(jì)劃如何監(jiān)督落實(shí)？

建立起了溝通機(jī)制，才能保證每次會議用時短、效率高。大量重要的信息在定期的溝通會議上被精準(zhǔn)地傳遞到各相關(guān)部門。事先準(zhǔn)備好的輸入信息，讓參會者專注于決策討論，使得會議在高效的節(jié)奏下進(jìn)行，避免了拖拉。

三、傳遞正確信息

我們要把正確的需求的信息傳遞給準(zhǔn)確的受眾。比如做生產(chǎn)計(jì)劃的人，他需要的是具體的客戶訂單信息，你給他一份零售店的最終銷售數(shù)據(jù)，計(jì)劃員是沒有辦法使用和處理的。

在做S&OP計(jì)劃的時候，財(cái)務(wù)需要的是金額，生產(chǎn)需要的是SKU生產(chǎn)的數(shù)量，而銷售則是金額和數(shù)量都需要。

信息一定要完整地發(fā)送給相關(guān)人員，信息量不足的話，就會影響到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性。

對于排生產(chǎn)計(jì)劃的人來說，他需要知道客戶訂單、逾期訂單、庫存、正常運(yùn)轉(zhuǎn)設(shè)備數(shù)量、工人人數(shù)、原材料到貨情況等信息，如果缺少了任何一項(xiàng)，可能都會對準(zhǔn)確排產(chǎn)造成影響。

相反地，信息量太大也會擾亂人們做出正確的判斷。我們先要把無關(guān)信息當(dāng)做噪音排除掉，然后才能關(guān)注到自己想要的信息，每個職能對于信息的要求是各不相同的。

信息最終的目標(biāo)是為了決策而服務(wù)，準(zhǔn)確、充分的信息才是有用的，過少或是過量的信息都會給決策者帶來干擾。

四、有效溝通方式

供應(yīng)鏈人的工作模式可以很靈活，并不一定要采用坐班制，只要有連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的VPN和手機(jī)就能在任何地點(diǎn)辦公。

在疫情初期階段，居家辦公被證明是可行的方案，視頻替代了線下會議。但有效溝通的秘訣就在于人與人之間當(dāng)面的交流，“見面三分親”，有些話在郵件這種很正式的溝通渠道里不太方便說，而面對面一聊，可能就會起到事半功倍的效果，一下就能把各自的意圖準(zhǔn)確傳遞給對方，然后大家取得共識。

我是不抽煙的，但也常會和同事去吸煙區(qū)陪吸二手煙，不是我喜歡聞煙草的味道，而是為了了解更多關(guān)于生產(chǎn)、質(zhì)量和采購問題的情況，這些都是和供應(yīng)鏈緊密相關(guān)的。

我經(jīng)常在倉庫、車間，甚至是研發(fā)實(shí)驗(yàn)室走走，這是我學(xué)習(xí)的過程，也增加了我和內(nèi)部客戶溝通的機(jī)會，呆坐在電腦前，你能了解到的信息非常有限。

即使我們?nèi)グ菰L客戶和供應(yīng)商，依然會發(fā)現(xiàn)維護(hù)關(guān)系不是很容易的，必須打起十二萬分的精神，才能確保彼此準(zhǔn)確地理解了對方的想法和要求。遠(yuǎn)程會議終究無法代替面對面交流。

要做好有效溝通不容易，更難的是持之以恒，在日常工作中要時刻提醒伙伴、提醒自己。及時把準(zhǔn)確的信息，用正確的方式，傳遞給正確的人，這是我們長期要做好的事情。