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采購工作的重要性

采購部是管理公司支出的重要部門，具有保障供應(yīng)、控制價(jià)格、降低成本、持續(xù)增值并監(jiān)督使用部門合規(guī)操作的職能。關(guān)于采購工作的重要性，通用電氣前CEO杰克·韋爾奇先生曾經(jīng)說過：“在一家公司里，采購和銷售是僅有的兩個(gè)能夠產(chǎn)生收入的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費(fèi)。”

假設(shè)某公司一年的銷售額是1000萬元，其中采購額占比為50%，即500萬元，利潤額占比為5%，即50萬元，如表1-1所示。

表1-1 采購額與利潤額占銷售額的比例

當(dāng)銷售額上升10%時(shí)，利潤額會(huì)上升10%，即5萬元，如表1-2所示。

表1-2 銷售額上漲10%時(shí)

當(dāng)采購額下降1%時(shí)，利潤額同樣會(huì)上升10%，即5萬元，如表1-3所示。

表1-3 采購額下降1%時(shí)

在這個(gè)案例中，采購額下降1%和銷售額增長10%對(duì)公司利潤額增長的貢獻(xiàn)是一樣的?？梢?，采購部為公司節(jié)省的每一分錢都是利潤。因此，公司要重視采購部對(duì)利潤的貢獻(xiàn)。與其費(fèi)盡心力追逐銷售額的增長，倒不如給采購部更多的資源，讓采購部發(fā)揮更大的作用。

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采購工作的特點(diǎn)

長期從事采購工作的人一般具有以下3個(gè)特點(diǎn)：

1

合規(guī)性

采購新人入職后第一堂培訓(xùn)課的主題就是合規(guī)。在采購的整個(gè)職業(yè)生涯中，合規(guī)性始終占據(jù)最重要的地位。這樣做合規(guī)嗎？這是采購開展任何工作之前都要思考的問題。

2

保守性

采購在做任何決策時(shí)都不能冒險(xiǎn)，因?yàn)椴少彽娜蝿?wù)是維持供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和降本的持續(xù)性。當(dāng)有新供應(yīng)商報(bào)出超低價(jià)時(shí)，采購不應(yīng)興奮地向上級(jí)報(bào)喜，而要判斷降本能否持續(xù)，超低價(jià)是否真實(shí)。

3

被動(dòng)性

采購的工作應(yīng)以聽為主，避免言多必失。例如，在與供應(yīng)商談判時(shí)，采購要傾聽供應(yīng)商的想法和提議，而不是先亮出自己的底牌。在與陌生人打交道時(shí)，采購?fù)粫?huì)像銷售那樣熱情，通常會(huì)給人以距離感。

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采購從業(yè)者的職責(zé)和權(quán)限

在現(xiàn)實(shí)工作中，采購從業(yè)者經(jīng)常被職責(zé)不清的問題所困擾，好像任何與供應(yīng)商有關(guān)的問題都應(yīng)該由采購來解決。這常常導(dǎo)致采購到處“救火”，自己的主要任務(wù)卻沒有完成。

其實(shí)，基層采購應(yīng)以完成商務(wù)工作、快速開發(fā)合適的供應(yīng)商、保障供應(yīng)并控制價(jià)格為主業(yè)。采購從業(yè)者主要承擔(dān)以下12項(xiàng)職責(zé)：

（1）向內(nèi)部客戶收集需求；

（2）開發(fā)充足的供應(yīng)商；

（3）建立合格供應(yīng)商名錄；

（4）評(píng)估及選擇供應(yīng)商；

（5）保守商業(yè)機(jī)密；

（6）下發(fā)、追蹤合同和訂單；

（7）負(fù)責(zé)所有文件的存檔管理；

（8）完成外購件的預(yù)算節(jié)約；

（9）協(xié)調(diào)解決外購件的供貨和品質(zhì)問題；

（10）制定與實(shí)施降本計(jì)劃；

（11）處理緊急采購事務(wù)；

（12）完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。

在承擔(dān)以上12項(xiàng)職責(zé)的同時(shí)，采購人員應(yīng)該被賦予以下6項(xiàng)權(quán)限，以確保職責(zé)得到充分履行：

（1）與供應(yīng)商的一切商務(wù)合作的唯一窗口；

（2）合法代表甲方發(fā)布需求信息和中標(biāo)信息；

（3）制定合規(guī)的采購流程并監(jiān)督執(zhí)行；

（4）推動(dòng)跨部門協(xié)作降本；

（5）擁有供應(yīng)商選擇的最終決策權(quán)；

（6）擁有一定金額范圍內(nèi)的訂單審批權(quán)。

只有責(zé)權(quán)明晰，采購才能有的放矢，創(chuàng)造最大的價(jià)值。

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采購從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)

采購從業(yè)者具備良好的職業(yè)素養(yǎng)是一切采購工作得以順利開展的必要條件，也是采購從業(yè)者取得優(yōu)異業(yè)績的必要前提。

采購從業(yè)者應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)主要有以下4項(xiàng)。

1

愛崗敬業(yè)

采購從業(yè)者應(yīng)該對(duì)采購工作充滿熱情并尊重自己的職業(yè)，具備必要的崗位技能和服務(wù)意識(shí)，確保認(rèn)真、完整地完成工作，在團(tuán)隊(duì)工作中發(fā)揮積極的作用。

2

誠實(shí)守信

行為是由內(nèi)心信念來支配的，信念的善與惡將導(dǎo)致行為的是與非。采購從業(yè)者對(duì)待工作時(shí)要做到客觀公正，遵循職業(yè)道德，時(shí)刻規(guī)范自己的言行。

3

執(zhí)行流程

采購從業(yè)者需要為內(nèi)部客戶提供服務(wù)及準(zhǔn)確的信息。保證采購工作充分可靠的唯一方法就是嚴(yán)格執(zhí)行流程。如果流程不能得到完全執(zhí)行，那么采購工作一定會(huì)陷入無序和混亂。

4

終身學(xué)習(xí)

采購工作的專業(yè)化程度越來越高，采購從業(yè)者應(yīng)該不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，以便保持自身競(jìng)爭力。

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如何做到終身學(xué)習(xí)

終身學(xué)習(xí)是一個(gè)樹立目標(biāo)、制定計(jì)劃、掌控自己，從而一步一步實(shí)現(xiàn)理想的過程。其實(shí)施過程主要包含以下7個(gè)步驟。

1

樹立總目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)的時(shí)長為1年到5年不等。例如，采購新人可以樹立在3年內(nèi)成長為采購專家的總目標(biāo)。

2

確定階段性目標(biāo)

階段性目標(biāo)不要太遠(yuǎn)、太大，期限以30天或100天為宜。例如，在100天內(nèi)閱讀10本采購類圖書就是一個(gè)不錯(cuò)的階段性目標(biāo)。

3

制定實(shí)施計(jì)劃

為了實(shí)現(xiàn)階段性目標(biāo)，需要確定每天或者每周應(yīng)該完成哪些任務(wù)。例如，每周閱讀一本采購類圖書并寫一篇讀后感就是一個(gè)切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃。

4

付諸行動(dòng)

每天都要督促自己按照計(jì)劃實(shí)施。

5

制定獎(jiǎng)懲措施

事先明確，如果提前完成任務(wù)，應(yīng)該怎么獎(jiǎng)勵(lì)自己（例如，請(qǐng)自己看一場(chǎng)電影）；如果沒有按時(shí)完成任務(wù)，應(yīng)該怎么懲罰自己（例如，晚上12點(diǎn)前不準(zhǔn)睡覺，直到趕上進(jìn)度）。

6

把目標(biāo)告訴別人

把目標(biāo)公之于眾是為了變相地督促自己堅(jiān)持學(xué)習(xí)。我們可以通過朋友圈分享自己的目標(biāo)，或者把自己的目標(biāo)告訴好友和同事。

7

積小勝為大勝

完成一個(gè)階段性目標(biāo)后再完成下一個(gè)階段性目標(biāo)，直到達(dá)成總目標(biāo)。

▲文章摘自暢銷書《我在500強(qiáng)企業(yè)做采購：姿深采購經(jīng)理手把手領(lǐng)你入行》