詢價是采購日常工作中的必備技能。

然而，面對使用部門千奇百怪的需求，采購對于詢價往往無從下手，輕則造成項(xiàng)目拖延，關(guān)聯(lián)部門怨聲載道，重則造成品質(zhì)差異，公司利益受損。所以對于詢價方法的選擇以及相關(guān)資料的準(zhǔn)備絕對不能馬虎。

下面就向大家介紹常見的三種詢價方法和要點(diǎn)。

01

Request For Information，信息邀請書，即采購向供應(yīng)商收集使用部門所需的信息。

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適用的場景

（1）為供應(yīng)商庫引入合格供應(yīng)商，收集相關(guān)信息進(jìn)行備案，例如：營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報表等。

（2）項(xiàng)目立項(xiàng)，使用部門要全面了解供應(yīng)商的基本情況，從而為確定采購需求做好準(zhǔn)備，例如：供應(yīng)商只能進(jìn)行鑄造加工，那么使用部門的需求就不能是鍛造的加工工藝。

（3）因?yàn)橐恍╉?xiàng)目對供應(yīng)商的資質(zhì)有特殊的要求，可以使用RFI對供應(yīng)商的關(guān)鍵資質(zhì)進(jìn)行審核，剔除不符合要求的供應(yīng)商，減少之后RFQ的工作強(qiáng)度。例如：提供餐飲服務(wù)的供應(yīng)商，必須具備《餐飲服務(wù)許可證》。

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適用的場景

（1）RFI不是正式的詢價，只是收集信息，為項(xiàng)目的可行性分析提供證據(jù)，所以采購要和供應(yīng)商說明白，既不讓他們喪失信心，也不讓他們抱有太大希望，以免之后與供應(yīng)商打交道處于被動。

（2）如果是為供應(yīng)商庫引入合格供應(yīng)商或者是項(xiàng)目初步篩選供應(yīng)商，一定要與使用部門確認(rèn)好關(guān)鍵信息的權(quán)重（例如：一些資質(zhì)供應(yīng)商不具備，是一票否決，還是使用的順序向后調(diào)整），既符合邏輯，又要讓使用部門有一定的決策權(quán)，這樣采購才能避免事后背鍋。

02

Request For Quotation，報價邀請書，即采購向供應(yīng)商收集使用部門所需的價格。

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適用的場景

（1）使用部門需求明確，采購想了解具體的價格，以便確認(rèn)最終的供應(yīng)商與相應(yīng)的價格。

（2）對于一個采購需求，使用部門推薦了一個供應(yīng)商，相應(yīng)的報價單也到了采購手中，為了驗(yàn)證這個報價是否合理，采購進(jìn)行RFQ，利用其它供應(yīng)商的報價去驗(yàn)證，為之后的價格談判提供依據(jù)。

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需要注意的問題

（1）如果是為了解具體的價格而進(jìn)行RFQ ，則必須建立在一個明確的采購需求的基礎(chǔ)上，否則，供應(yīng)商的報價可能五花八門，采購后期沒法比較和分析。

（2）如果是一個比較復(fù)雜的項(xiàng)目，RFQ需要比較多項(xiàng)產(chǎn)品或者服務(wù)的價格，前期必須要與使用部門提前溝通好，哪些產(chǎn)品或者服務(wù)是必須有的，哪些產(chǎn)品或者服務(wù)是選擇性的。供應(yīng)商的報價當(dāng)中，如果缺少必要的產(chǎn)品或者服務(wù)，則要被一票否決，只起到參考作用，不會再使用。

（3）如果是為了證明使用部門推薦供應(yīng)商的價格合理。則詢價單要以這個供應(yīng)商的報價單為模板，向其它供應(yīng)商進(jìn)行詢價，以便后期比較。

（4）詢價單的設(shè)計(jì)要周全，對供應(yīng)商報價的要求一定要準(zhǔn)確而又全面。例如，詢價單要明確要求供應(yīng)商的報價單體現(xiàn)如下內(nèi)容：

（5）第一輪報價收回之后，采購簡單看一下，只要滿足使用部門的基本要求就可以，不用糾結(jié)報價單中的細(xì)節(jié)問題，直接和供應(yīng)商進(jìn)行二次議價。因?yàn)榇蟛糠值墓?yīng)商在第一輪報價過程中都是投石問路，價格水分很大。

03

Request For Proposal，建議邀請書，即采購向供應(yīng)商收集使用部門所需的價格和方案。

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適用的場景

（1）使用部門只有一個以目標(biāo)為導(dǎo)向的采購需求，但是如何實(shí)現(xiàn)這個需求，根本不清楚，需要供應(yīng)商幫他們完善這個方案。

（2）使用部門已經(jīng)確認(rèn)好了部分的采購需求，但是對其中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)拿捏不準(zhǔn)，所以需要供應(yīng)商幫他們進(jìn)行把關(guān)。

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適用的場景

（1）大部分情況下，使用部門只有一個以目標(biāo)為導(dǎo)向的采購需求，很可能這個需求就是“異想天開”，絲毫沒有可操作性。但是這個結(jié)果，往往在比價最后幾個階段才能表現(xiàn)出來，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力，還會因?yàn)榈⒄`項(xiàng)目進(jìn)度而被使用部門“甩鍋”。所以正式進(jìn)行RFP之前，要先完成如下項(xiàng)目的可行性分析。

全部了解完成之后，匯總成一份書面的項(xiàng)目可行性報告，由使用部門各方簽署或者郵件批復(fù)。

（2）RFP需要使用部門與采購部門進(jìn)行打分，綜合考量確認(rèn)最終供應(yīng)商。它的優(yōu)點(diǎn)是不僅比較價格的高低，還考慮采購風(fēng)險來選擇總成本最優(yōu)的供應(yīng)商。所以采購記分卡的設(shè)置需要注意如下幾點(diǎn)：

首先，在詢價之前，要與使用部門充分溝通，以便確認(rèn)采購記分卡，技術(shù)部分與商務(wù)部分的構(gòu)成比例，并取得書面確認(rèn)。通常情況下為五五開，如果有的項(xiàng)目，技術(shù)要求特別重要，可以最多做到七三開。

其次，技術(shù)部分的打分標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)，一般是由使用部門確認(rèn)的，但是作為采購要提醒他們，設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)要明確化、可衡量化，不能是籠統(tǒng)的描述。

舉一個簡單的例子大家就明白了。我們現(xiàn)在為公司年會采購餐飲服務(wù)，口味是其中很重要的一個考核要素。但是使用部門確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的時候，不能籠統(tǒng)的確認(rèn)為“好吃”、“一般”和“不好吃”，這樣標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)，也無法進(jìn)行客觀的量化打分。但是如果通過對主廚的職業(yè)等級（國家特級廚師10分，國家二級廚師5分等等）和從業(yè)經(jīng)歷（烹調(diào)國宴10分，烹調(diào)市級宴會5分等等）來體現(xiàn)口味，就可以明確化、可衡量化。

再次，商務(wù)部分的打分標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)，一般采用離散型計(jì)分方法，將最低價格賦予最高分，其余按照比例進(jìn)行換算。在換算的過程中，即使公式使用錯誤沒有關(guān)系，但是一定要保證公式的統(tǒng)一，這樣反映出的結(jié)果是相同的。

最后，對于一個項(xiàng)目，多個部分需要進(jìn)行RFP詢價，在詢價開始之前，要考慮到兩個問題，第一，每一部分的權(quán)重是多少；第二，如果有供應(yīng)商不能報價，那這一項(xiàng)應(yīng)該記錄為0分，而不是最高分。

（3）在正式RFP報價之前，采購要與使用部門和供應(yīng)商確認(rèn)，他們是否要召開需求說明會和方案說明會，如果需要，采購要進(jìn)行安排。

需求說明會： 安排的原則是以使用部門為主，讓他們充分闡述自己的要求。以供應(yīng)商為輔，可以就關(guān)心的、不明白的點(diǎn)，反復(fù)向使用部門提問。采購起到協(xié)調(diào)作用，會前與會上要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，供應(yīng)商不能透漏自己公司的名稱，而是使用采購安排的代號。明確報價的時間點(diǎn)，要求方案與報價分開，方便使用部門與采購分別進(jìn)行打分。

方案說明會：安排的原則是，以供應(yīng)商為主，充分闡述自己的方案。以使用部門為輔，可以就關(guān)心的、不明白的點(diǎn)，反復(fù)向供應(yīng)商提問。采購安排相應(yīng)的闡述時間表。安排的原則是，一般預(yù)估的闡述時間，前后各讓15分鐘（第一個供應(yīng)商前面不需要讓時間）。這樣一方面考慮到有的供應(yīng)商會闡述超時的問題，另外也給評審人員充分休息及討論的時間。

04

RFI、RFQ與RFP特點(diǎn)匯總

當(dāng)然，在實(shí)際運(yùn)用的過程中，采購可以不用拘泥于單一詢價方法，可以2個，甚至是3個方法綜合使用。

核心思想在于：在明確使用部門的具體采購需求的前提下，爭取更低的價格以及性價比更高的方案，為后續(xù)簽訂合同、以及長期合作，奠定良好的基礎(chǔ)。