這也叫緊急采購(gòu)流程？

考慮客戶

學(xué)員問(wèn)：“姜老師，我們公司緊急采購(gòu)太多?？偙O(jiān)讓我做個(gè)流程規(guī)范一下，請(qǐng)問(wèn)，我該怎么做呢？”

“你想怎么做？”

“我想從采購(gòu)申請(qǐng)的審批入手?！?/p>

“具體怎么做？”

“讓采購(gòu)總監(jiān)簽批采購(gòu)申請(qǐng)，而不是等著訂單簽到采購(gòu)總監(jiān)那里再被打回。”

“這有什么用嗎？”

“流程前移??？”

“那么，采購(gòu)總監(jiān)還簽批訂單嗎？”

“簽啊！”

“從采購(gòu)申請(qǐng)到采購(gòu)訂單，整個(gè)流程變長(zhǎng)了，而不是變短了。請(qǐng)問(wèn)，這樣的流程能解決緊急采購(gòu)太多的問(wèn)題嗎？

你信不信，這么搞的結(jié)果就是緊急采購(gòu)更多，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你不滿，采購(gòu)與需求部門的關(guān)系鬧僵。”

“姜老師，我們采購(gòu)總監(jiān)是老板的親戚，而且經(jīng)常說(shuō)‘不買就是省了’，并把這個(gè)指標(biāo)設(shè)為采購(gòu)的績(jī)效?！?/p>

“好吧，這屬于你們公司的特殊情況，我就不評(píng)價(jià)了?！?/p>

對(duì)話到此結(jié)束。

請(qǐng)讀者朋友們想一想，當(dāng)我們?cè)谠O(shè)計(jì)一個(gè)流程時(shí)，首先應(yīng)該考慮什么呢？

答案是，考慮客戶的利益。

如何服務(wù)客戶

如果你在設(shè)計(jì)一個(gè)流程時(shí)，不知道客戶是誰(shuí)，也不知道他們的利益是什么，設(shè)計(jì)出的流程自然不會(huì)為他們服務(wù)，就會(huì)設(shè)計(jì)出一個(gè)無(wú)效的流程。

因?yàn)榱鞒虖膩?lái)不是為某個(gè)部門服務(wù)的，而是為整個(gè)企業(yè)以及企業(yè)的客戶服務(wù)的。

從藍(lán)圖分解到主要職能（一級(jí)），再由主要職能分解到各部門層面（二級(jí)流程），再分解到各部門內(nèi)部分工（三級(jí)），最后通過(guò)流程圖和業(yè)務(wù)規(guī)則分解到執(zhí)行層（四級(jí)或五級(jí)流程）。

例如，緊急采購(gòu)流程就是一個(gè)四級(jí)流程，它的上級(jí)流程（三級(jí)）是采購(gòu)訂單管理；而采購(gòu)訂單管理流程的上級(jí)（二級(jí)）是采購(gòu)管理；而采購(gòu)管理流程的上級(jí)（一級(jí)）是供應(yīng)鏈管理；供應(yīng)鏈管理流程的上級(jí)是藍(lán)圖。

（▲成因分級(jí)分類圖）

言歸正傳，無(wú)論是外部客戶還是內(nèi)部的利益相關(guān)方，讓我們想一想，緊急采購(gòu)流程應(yīng)該如何為這些客戶服務(wù)呢？

想要知道答案，我們需要梳理清楚三個(gè)問(wèn)題：

1.緊急采購(gòu)給企業(yè)帶來(lái)什么價(jià)值？

更快的拿到貨物或服務(wù)，增加整個(gè)供應(yīng)鏈條的敏捷性。

因此，我們?cè)O(shè)計(jì)緊急采購(gòu)流程的方向應(yīng)該是如何更加敏捷的交付，而不是設(shè)置障礙。

2.需求部門為什么頻繁提請(qǐng)緊急采購(gòu)？

原因肯定是多種多樣的，包括以下五點(diǎn)：

(1) 不知道訂料提前期，臨時(shí)抱佛腳；

(2) 不知道新供應(yīng)商認(rèn)證流程和周期；

(3) 不知道應(yīng)該選什么，遲遲不決定；

(4) 整個(gè)項(xiàng)目拖期嚴(yán)重，需要趕進(jìn)度；

(5) 公司審批流程繁瑣，太浪費(fèi)時(shí)間。

如何解決？

那么，我們應(yīng)該如何解決這些問(wèn)題呢？

1.定期貫宣。

讓需求部門知道采購(gòu)流程、新供應(yīng)的認(rèn)證流程和周期，以及訂單的審批和處理時(shí)間。將這部分內(nèi)容納入新員工入職培訓(xùn)中。

2. 預(yù)警。

提醒產(chǎn)品開發(fā)經(jīng)理或需求部門，一定要提前多久下發(fā)采購(gòu)申請(qǐng)，否則難以保證按時(shí)到料。

3.簡(jiǎn)化。

針對(duì)小金額的緊急采購(gòu)，可以授權(quán)需求部門聯(lián)系認(rèn)證的供應(yīng)商直接送貨，后補(bǔ)采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部可以在事后檢查價(jià)格合理性等合規(guī)問(wèn)題；

針對(duì)中金額的緊急采購(gòu)，可以授權(quán)采購(gòu)經(jīng)理頭口或郵件批準(zhǔn)，后補(bǔ)手續(xù)；

針對(duì)大金額的緊急采購(gòu)，需要知會(huì)總經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理，口頭批準(zhǔn)即可下單，后補(bǔ)手續(xù)。

4.電子化。

利用或自建工業(yè)品商城，對(duì)需求部門完全授權(quán)。

5.提前摸底。

想要有效緩解緊急采購(gòu)問(wèn)題，采購(gòu)不能總是被動(dòng)應(yīng)戰(zhàn)，而是應(yīng)該主動(dòng)了解其他部門的需求，提前開發(fā)匹配的供應(yīng)商，如距離近、反應(yīng)快、服務(wù)態(tài)度好的供應(yīng)商。

至于說(shuō)如何從根本上解決緊急采購(gòu)過(guò)多的問(wèn)題，單靠采購(gòu)很難，而要靠前端。

因?yàn)榫o急采購(gòu)問(wèn)題的本質(zhì)是牛鞭效應(yīng)在供應(yīng)鏈中逐層放大的結(jié)果。

例如，客戶遲遲不明確需求，導(dǎo)致研發(fā)無(wú)法選型，等到需要采購(gòu)時(shí)，時(shí)間已經(jīng)所剩無(wú)幾，采購(gòu)只能迎合。

如果你正苦惱于沒(méi)完沒(méi)了的緊急采購(gòu)，心中的苦悶難以排遣，我給你出一招，保證藥到病除。

這一招就是，你跟更后端的倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)和物流聊一聊，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的日子還算過(guò)得去。