采購部門的職責(zé)分工，在數(shù)字化時(shí)代下采購部門如何成功轉(zhuǎn)型

在數(shù)字化時(shí)代，如果想要提高采購的效率，降低采購成本，增加庫存周轉(zhuǎn)率，都需要建立起一套完整的采購體系，然后再結(jié)合人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，構(gòu)建成有智慧的數(shù)字化采購體系。在此之上，首先要做的是建立起專業(yè)的采購部門團(tuán)隊(duì)。

一、采購部門職責(zé)

在企業(yè)內(nèi)部，采購部門應(yīng)該是一個(gè)分工明確，職責(zé)清晰的關(guān)鍵部門，負(fù)責(zé)購買維持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的各種物料和服務(wù)。我們就以制造企業(yè)為例，來探討一下采購部門的組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)。

在大公司里采購組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且在不同性質(zhì)的企業(yè)里，采購部門負(fù)責(zé)人的職位名稱也各不相同，比如部門領(lǐng)導(dǎo)們的頭銜有首席采購官（Chief Purchasing Officer）、副總裁（Vice President）、部長、總監(jiān)、經(jīng)理等等，具體從事采購業(yè)務(wù)的職位有主管、資深采購、采購員等等。

為了便于描述，本文僅采用兩種采購職責(zé)，即負(fù)責(zé)制定采購戰(zhàn)略，部門的領(lǐng)導(dǎo)者——采購經(jīng)理，以及負(fù)責(zé)具體采購活動(dòng)實(shí)施，部門的基層職員——采購員。

1.采購經(jīng)理（Purchase Manager）

作為部門的負(fù)責(zé)人，采購經(jīng)理負(fù)責(zé)戰(zhàn)略制定和規(guī)劃的工作，主要的職責(zé)有以下內(nèi)容：

(1)根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)，結(jié)合新品引入、老產(chǎn)品退出的計(jì)劃，和企業(yè)未來的發(fā)展計(jì)劃，制定下一個(gè)財(cái)年的采購計(jì)劃。根據(jù)公司每年的銷售額，基本就能夠算出采購金額Spending是多少。

(2)維護(hù)現(xiàn)有供應(yīng)商關(guān)系，保證穩(wěn)定的供貨。現(xiàn)有供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況是否健康、關(guān)鍵原材料，特別是那些市場(chǎng)供應(yīng)緊俏的原料供應(yīng)商關(guān)系一定要維護(hù)好，供應(yīng)鏈的穩(wěn)定就是公司業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

(3)新供應(yīng)商的開發(fā)，持續(xù)尋找更加具有性價(jià)比的潛在供應(yīng)商。在保證供應(yīng)穩(wěn)定的前提下，適時(shí)地開發(fā)新的供應(yīng)渠道。采購可能會(huì)覺得老供應(yīng)商合作得都很愉快，沒有必要多花精力去開發(fā)新供應(yīng)商，但是我們需要從兩個(gè)角度來考慮。

首先是優(yōu)勝劣汰，讓供應(yīng)商們始終保持競爭的狀態(tài)，流水不腐戶樞不蠹。其次，采購要有風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，不能把所有雞蛋都放在同一個(gè)籃子里，新冠病毒疫情就是對(duì)我們的一個(gè)警示。

如果主要的供應(yīng)商都集中在同一個(gè)國家或地區(qū)，一旦該區(qū)域發(fā)生重大災(zāi)害，采購方的損失可能是巨大的。

(4)供應(yīng)商合同管理，定期與現(xiàn)有供應(yīng)商回顧價(jià)格，制定年度降價(jià)計(jì)劃。

(5)審核現(xiàn)有供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)、原材料質(zhì)量和成本，制定供應(yīng)商評(píng)分機(jī)制，作為供應(yīng)商綜合表現(xiàn)的考核依據(jù)。供應(yīng)商考評(píng)不是采購一家之言，需要綜合交付表現(xiàn)和產(chǎn)品質(zhì)量，使用權(quán)重評(píng)分法得以縱觀全局。

(6)積極了解市場(chǎng)價(jià)格和發(fā)展趨勢(shì)，獲取最新的原材料價(jià)格指數(shù)，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本。采購經(jīng)理需要關(guān)心各種國際地緣政治和國內(nèi)民生的大小事，真可謂是事事關(guān)心。

(7)負(fù)責(zé)本部門員工的管理，制定職業(yè)發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃，考核員工的工作表現(xiàn)。帶出一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，制定繼任者計(jì)劃也是經(jīng)理人的一項(xiàng)必修課程。

(8)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部和外部供應(yīng)商的溝通事宜。多溝通、擅長溝通才能在采購經(jīng)理崗位上游刃有余。

2.采購員（Buyer）

負(fù)責(zé)更多的工作是在操作層面上的，具體可以包括以下內(nèi)容：

(1)創(chuàng)建新供應(yīng)商信息和新的采購原料主數(shù)據(jù)信息。

(2)原材料采購品價(jià)格維護(hù)和定期更新。

(3)根據(jù)需求和庫存情況，制定采購計(jì)劃。

(4)創(chuàng)建采購訂單，發(fā)送給供應(yīng)商。

(5)確認(rèn)交貨期，跟蹤訂單交貨情況。

(6)解決訂單交貨差異的問題。

(7)監(jiān)督供應(yīng)商交貨表現(xiàn)，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，向上級(jí)主管反映交貨中的任何異常問題。

(8)安排、跟蹤供應(yīng)商貨款情況。

二、采購部門如何轉(zhuǎn)型？

1.觀念的轉(zhuǎn)變

在一般的企業(yè)里，產(chǎn)品和服務(wù)中65%的價(jià)值源自其供應(yīng)商，因此采購部門在公司里是非常重要的存在。在傳統(tǒng)的認(rèn)知中，節(jié)約成本是采購部門的首要目標(biāo)，但在未來，采購部門將擴(kuò)大職能范圍，幫助公司提高業(yè)務(wù)績效和推動(dòng)創(chuàng)新。

采購的領(lǐng)導(dǎo)者將積極采用新興技術(shù)，制定清晰的數(shù)字化戰(zhàn)略，并重構(gòu)采購格局，從而推動(dòng)這一轉(zhuǎn)型。在這種變革的驅(qū)動(dòng)下，采購部門將重新思考整個(gè)部門的組織架構(gòu)、采購活動(dòng)、資源分配和相關(guān)技能。

在傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)里，業(yè)務(wù)部門認(rèn)為采購是執(zhí)行層面的活動(dòng)，不具有戰(zhàn)略上的影響力，因此都是提出采購需求之后，通知采購部門執(zhí)行既定的計(jì)劃。

隨著市場(chǎng)競爭環(huán)境和商業(yè)的發(fā)展，這種觀念也需要轉(zhuǎn)變。業(yè)務(wù)部門需要與采購部門緊密合作，才能取得更出色的業(yè)績。

在傳統(tǒng)的模式中，采購員支持業(yè)務(wù)部門開展端到端的專業(yè)活動(dòng)，比如，尋源以及品類和供應(yīng)商管理，制定尋源戰(zhàn)略和與供應(yīng)商談判。

在供應(yīng)商管理中，采購員只能手動(dòng)發(fā)掘供應(yīng)商，并且通常需要采購商的協(xié)助。采購員只能從價(jià)格、質(zhì)量和交付的角度管理供應(yīng)商，靜態(tài)評(píng)估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，并且很少會(huì)主動(dòng)更新評(píng)估結(jié)果。

在合同管理方面，采購員采用手動(dòng)制作和執(zhí)行流程，缺乏集中的文檔管理位置，有時(shí)候采購換人后還會(huì)出現(xiàn)電子合同文件丟失的現(xiàn)象，很難確保供應(yīng)商遵守合同。

在轉(zhuǎn)換觀念以后，采購員需要和業(yè)務(wù)部門緊密合作，把核心尋源、簽訂合同和供應(yīng)商管理活動(dòng)集成至供應(yīng)鏈活動(dòng)中，更好地滿足客戶需求。

同時(shí)，采購員還將更加積極主動(dòng)地參與產(chǎn)品設(shè)計(jì)創(chuàng)新，與研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和供應(yīng)商共同開發(fā)新項(xiàng)目。采購員將與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)展開更密切的合作，他們的工作重心將放在從內(nèi)部和外部信息系統(tǒng)里的豐富數(shù)據(jù)中獲取洞察力。

2.技術(shù)的創(chuàng)新

根據(jù)SAP Performance Benchmarking的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示，采購部門將52%%的時(shí)間花在了事務(wù)性活動(dòng)中，比如對(duì)賬和合規(guī)性審核，此類工作不僅是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且純屬被動(dòng)響應(yīng)，無法解決采購管理中的根源問題。

在未來，企業(yè)將實(shí)現(xiàn)大多數(shù)交易活動(dòng)的自動(dòng)化，比如使用機(jī)器人流程自動(dòng)化(Robotic Process Automation)，來對(duì)于采購金額占比高、需求相對(duì)穩(wěn)定的原材料進(jìn)行自動(dòng)下單補(bǔ)貨，這樣就能釋放人力資源，讓員工從枯燥乏味的重復(fù)性工作中解脫出來，專注于能為企業(yè)創(chuàng)造更高價(jià)值的工作。

最終，采購部門的運(yùn)營成本將下降，并為公司貢獻(xiàn)更多的價(jià)值。根據(jù)麥肯錫的一份研究表明，60%的尋源到付款流程有可能實(shí)現(xiàn)全部或大部分的自動(dòng)化，由此節(jié)約的成本在總體節(jié)約的支出中占3.5%。

在數(shù)字化的采購活動(dòng)中，人工智能、區(qū)塊鏈將被用于起草合同并提供尋源決策指導(dǎo)。采購部門將利用預(yù)測(cè)分析技術(shù)，提高采購支出Spending的可視性，有利于制定尋源決策。

采購部門可以利用集成式分析功能和儀表盤，從不同維度，重點(diǎn)展示供應(yīng)商的實(shí)際績效，以及預(yù)測(cè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而完善總體供應(yīng)商管理流程。

通過采用數(shù)字化合同，采購部門在與供應(yīng)商談判時(shí)，能夠提高質(zhì)量、透明度和速度，并加強(qiáng)協(xié)作，還可以減少企業(yè)對(duì)供應(yīng)商合規(guī)問題的擔(dān)憂。

在數(shù)字化時(shí)代，隨著各種新技術(shù)的出現(xiàn)，采購部門將會(huì)運(yùn)用RPA、區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)來提高事務(wù)性活動(dòng)的效率，降低人工運(yùn)營成本，并為企業(yè)擴(kuò)展業(yè)務(wù)創(chuàng)新思維，創(chuàng)造更多的價(jià)值。