我們?cè)谙到y(tǒng)學(xué)習(xí)了“RFI”、“RFQ”和“RFP”這三種常見(jiàn)的詢價(jià)方法之后，已經(jīng)初步解決了詢價(jià)過(guò)程中具體向供應(yīng)商詢問(wèn)什么的問(wèn)題。

那么，我們下一步要學(xué)習(xí)的就是用何種方式向供應(yīng)商詢價(jià)。一般公司根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算金額的大小、項(xiàng)目的重要程度以及潛在供應(yīng)商的情況，通常會(huì)采用非正式詢價(jià)、議價(jià)采購(gòu)與招標(biāo)這三種方式。

— 1 —

非正式詢價(jià)

非正式詢價(jià)是采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)郵件、傳真等方式將詢價(jià)單發(fā)送給潛在供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)或者提供方案的商業(yè)行為。

1.非正式議價(jià)的優(yōu)缺點(diǎn)

2.非正式詢價(jià)實(shí)施的過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

（1）非正式詢價(jià)是一種優(yōu)缺點(diǎn)都十分突出的詢價(jià)方式，幾乎所有的公司對(duì)于它的使用都有著嚴(yán)格的要求與控制。

一般情況下，公司會(huì)嚴(yán)格規(guī)定非核心項(xiàng)目預(yù)算在多少金額以內(nèi)可以采用非正式詢價(jià)；大于這個(gè)金額或者是核心項(xiàng)目必須采用招標(biāo)的形式。而項(xiàng)目結(jié)束之后，公司的審計(jì)部門(mén)也會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的審核。

所以作為采購(gòu)，如果選擇這種詢價(jià)的方式，首先要確保項(xiàng)目預(yù)算金額要符合公司的規(guī)定；其次，要確保詢價(jià)的項(xiàng)目不是影響公司命脈的主營(yíng)業(yè)務(wù)；最后一定要確保詢價(jià)的流程、單據(jù)以及與供應(yīng)商的往來(lái)郵件都嚴(yán)格符合公司的規(guī)定。

（2）在詢價(jià)的過(guò)程中，一定要注意公平性和保密性。例如：用BCC(Blind Carbon Copy 密送)的方式同時(shí)發(fā)送詢價(jià)郵件給所有供應(yīng)商；有供應(yīng)商詢問(wèn)項(xiàng)目的相關(guān)問(wèn)題，要將答案發(fā)送給所有的供應(yīng)商；如果有二次或者多次議價(jià)，要同時(shí)和所有的供應(yīng)商進(jìn)行。

（3）詢價(jià)單當(dāng)中的信息要明確

 A. 產(chǎn)品或者服務(wù)的名稱及要求要寫(xiě)清楚，有一些關(guān)鍵詞匯的使用要專業(yè)，最好是行業(yè)內(nèi)部認(rèn)可的詞匯。

 B. 詢價(jià)單上面的單位要明確“套”、“件”、“個(gè)”這些單位的使用，要符合行業(yè)內(nèi)部的要求。

 C. 詢價(jià)單上面要標(biāo)明供應(yīng)商最晚回復(fù)的日期，如果超過(guò)這個(gè)時(shí)間，意味著供應(yīng)商自動(dòng)放棄此次報(bào)價(jià)。

 D. 詢價(jià)單上面要求供應(yīng)商的報(bào)價(jià)必須標(biāo)明有效期。

 E. 在必要的情況下，詢價(jià)單上面要求供應(yīng)商進(jìn)行分項(xiàng)報(bào)價(jià)。

為了確保供應(yīng)商的報(bào)價(jià)滿足上述5點(diǎn)的要求，作為采購(gòu)應(yīng)該提前設(shè)計(jì)好報(bào)價(jià)單模板，讓供應(yīng)商進(jìn)行填寫(xiě)，而不是讓它們自由發(fā)揮，這樣也為后期的報(bào)價(jià)分析奠定了良好的基礎(chǔ)。

— 2 —

議價(jià)采購(gòu)

議價(jià)采購(gòu)本質(zhì)上是非正式詢價(jià)的一種特殊形式。

非正式詢價(jià)的核心是三家比價(jià)，但是有一些產(chǎn)品或者服務(wù)因?yàn)榭陀^條件限制，沒(méi)法做到三家比價(jià)，就造成了只能和單一供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)的局面。由于沒(méi)有比價(jià)過(guò)程，所以后期審計(jì)更會(huì)著重關(guān)注，采購(gòu)處理這樣的項(xiàng)目，更加要小心謹(jǐn)慎。

1.議價(jià)采購(gòu)的優(yōu)缺點(diǎn)

1.議價(jià)采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

（1）在議價(jià)采購(gòu)實(shí)施之前，采購(gòu)要判斷項(xiàng)目是Sole Source （唯一采購(gòu)） 還是 Single Source（單一采購(gòu)），兩者的區(qū)別在于：

Sole Source （唯一采購(gòu)）：客觀環(huán)境形成的唯一采購(gòu)渠道，例如：政府紅頭文件要求采購(gòu)的一些物品及服務(wù)，例如：二代身份證識(shí)別儀、大型活動(dòng)的安保服務(wù)等等。如果是這種情況，那么采購(gòu)的工作重點(diǎn)主要在于提高所要采購(gòu)物品和服務(wù)的質(zhì)量，其次才是在保證質(zhì)量的前提下，盡量壓低價(jià)格。畢竟供應(yīng)商處于市場(chǎng)壟斷地位，不會(huì)在價(jià)格方面輕易讓步。

Single Source（單一采購(gòu)）：因?yàn)轫?xiàng)目的要求或者公司的規(guī)定，主觀上形成的唯一采購(gòu)渠道。例如：公司所有的電腦要采購(gòu)Dell品牌的產(chǎn)品、公司需要采購(gòu)某個(gè)特定網(wǎng)站上面的廣告服務(wù)等等。如果是這種情況，采購(gòu)要著重判斷項(xiàng)目是否符合如下五點(diǎn)中任意一點(diǎn)，爭(zhēng)取可以引入其它供應(yīng)商，形成充分競(jìng)爭(zhēng)的局面。

 A. 同一地區(qū)，僅有這一家供應(yīng)商有項(xiàng)目所需的物品或者服務(wù)。供應(yīng)商最好能夠提出相應(yīng)的證據(jù)。例如：品牌授權(quán)代理書(shū)、商標(biāo)所有權(quán)證書(shū)、網(wǎng)站域名備案資料等等。

 B. 項(xiàng)目所需物品或者服務(wù)，只有一家供應(yīng)商能夠全部一次性供應(yīng)。采購(gòu)需要與使用部門(mén)充分溝通，在使用部門(mén)書(shū)面確認(rèn)分批供貨、多供應(yīng)商供貨等類似方案都無(wú)效的情況下，這個(gè)情況才能夠成立。

 C. 確認(rèn)項(xiàng)目所需物品是專利品，或原品牌的配件，不能以其它產(chǎn)品替代。即使是這種情況，采購(gòu)也要盡量縮短采購(gòu)渠道，盡量在專利所在或者原品牌的工廠購(gòu)買，減少因?yàn)榍酪蛩厮a(chǎn)生的額外費(fèi)用。

 D. 與多個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的使用部門(mén)溝通確認(rèn)，項(xiàng)目所需的產(chǎn)品或服務(wù)，從多維度判斷只能單一采購(gòu)。這些溝通必須形成書(shū)面文件，并且由這些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，之后發(fā)給采購(gòu)進(jìn)行備案。

 E. 計(jì)劃進(jìn)行非正式詢價(jià)或招標(biāo)，只有一家參加。這種情況，要與不參加的供應(yīng)商充分溝通，明確他們不參加的原因。如果是供應(yīng)商對(duì)項(xiàng)目的理解不夠充分，要召開(kāi)相關(guān)的說(shuō)明會(huì)，對(duì)供應(yīng)商所關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行解答，爭(zhēng)取他們可以參加相應(yīng)的非正式詢價(jià)或招標(biāo)。如果確實(shí)有客觀原因?qū)е鹿?yīng)商不能參加非正式詢價(jià)或招標(biāo)，供應(yīng)商要發(fā)送書(shū)面材料給采購(gòu)，說(shuō)明原因，采購(gòu)收到之后進(jìn)行備案。

（2） 議價(jià)采購(gòu)是一種明顯弊大于利的采購(gòu)方式。也可以說(shuō)是采購(gòu)的無(wú)奈之舉。所以相關(guān)的審計(jì)部門(mén)一定會(huì)重點(diǎn)關(guān)照！所以作為采購(gòu)一定要做到：

 A. 議價(jià)采購(gòu)需要整個(gè)項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)集體判斷并批準(zhǔn)實(shí)施。

 B. 議價(jià)采購(gòu)所有的流程必須書(shū)面化，必要的時(shí)候需要拿到與這一流程相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審批。

 C. 采購(gòu)一定要將相關(guān)資料和審批及時(shí)歸檔。

— 3 —

招標(biāo)

招標(biāo)是指買方事先發(fā)出招標(biāo)通告，對(duì)所需產(chǎn)品或服務(wù)提出相應(yīng)的要求和交易條件，邀請(qǐng)賣方在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)參與投標(biāo)的行為。

1.招標(biāo)的五個(gè)階段

（1）招標(biāo)

 A. 審核采購(gòu)內(nèi)容、確認(rèn)采購(gòu)方式、設(shè)定參與投標(biāo)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)等。

 B. 制作和發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。

（2）投標(biāo)

供應(yīng)商在投標(biāo)截止日期之前將完成的標(biāo)書(shū)送達(dá)指定地點(diǎn)。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在一般情況下，投標(biāo)都采用線上系統(tǒng)投標(biāo)。

（3）開(kāi)標(biāo)

基于項(xiàng)目的整體需求，由使用部門(mén)、采購(gòu)部以及其它關(guān)聯(lián)部門(mén)共同決定底價(jià)。

（4）決標(biāo)

 A. 對(duì)供應(yīng)商的標(biāo)書(shū)進(jìn)行價(jià)格和條款審核，綜合評(píng)定，確認(rèn)最終的中標(biāo)供應(yīng)商。

 B. 通過(guò)中標(biāo)通知書(shū)，將中標(biāo)結(jié)果通知參與投標(biāo)的供應(yīng)商。

（5）簽約

依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，與中標(biāo)的供應(yīng)商簽署合同或者訂單。供應(yīng)商提供相應(yīng)的產(chǎn)品或者服務(wù)。

2.招標(biāo)的優(yōu)缺點(diǎn)

3.議價(jià)采購(gòu)實(shí)施的過(guò)程中需要注意的事項(xiàng)

（1）招標(biāo)整體來(lái)看是利大于弊的一種的采購(gòu)方式。如果條件允許，采購(gòu)要盡量采用這種方式。

（2）因?yàn)檎袠?biāo)整個(gè)過(guò)程會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén)，如果中間有一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，重新進(jìn)行招標(biāo)，那么相關(guān)部門(mén)都會(huì)埋怨主持招標(biāo)的采購(gòu)，因此，在招標(biāo)的前中后三個(gè)時(shí)間段上面要反復(fù)和供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)時(shí)間的問(wèn)題。

 A. 前期：采購(gòu)統(tǒng)一給參與招標(biāo)的供應(yīng)商發(fā)送BCC(Blind Carbon Copy 密送)的郵件，強(qiáng)調(diào)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并且一定要收到供應(yīng)商的書(shū)面回復(fù)。

 B. 中期：采購(gòu)時(shí)刻關(guān)注供應(yīng)商的投標(biāo)情況，在招標(biāo)結(jié)束的前一天，郵件進(jìn)行提醒。招標(biāo)結(jié)束前3個(gè)小時(shí)之內(nèi)，每隔1個(gè)小時(shí)，電話提醒。

 C. 后期：如果確實(shí)有供應(yīng)商沒(méi)有完成最后的投標(biāo)，采購(gòu)要書(shū)面詢問(wèn)沒(méi)有參與投標(biāo)的原因，并且得到供應(yīng)商的書(shū)面回復(fù)。

（3）招標(biāo)開(kāi)始的時(shí)候，需要向供應(yīng)商發(fā)送招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，其中應(yīng)該體現(xiàn)如下內(nèi)容：

 A. 報(bào)價(jià)有效期和報(bào)價(jià)截止日期。

 B. 對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的要求，并要求其提供相應(yīng)的證明文件。

 C. 所需產(chǎn)品或者服務(wù)的描述及相關(guān)參數(shù)。

 D. 項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

 E. 賬期：一定要明確賬期是自然日還是工作日。

 F. 交貨地點(diǎn)和貿(mào)易條款，國(guó)際貿(mào)易時(shí)，這點(diǎn)就更顯得尤為重要。

 G. 質(zhì)量要求，要明確最終的驗(yàn)貨方法，以及出現(xiàn)問(wèn)題的解決方案。

 H. 特殊要求：例如：生產(chǎn)用的工具、模具等，這些費(fèi)用、所有權(quán)是如何規(guī)定和劃分的，需要采購(gòu)提前想好。

 I. 合同模板（含質(zhì)保協(xié)議等）,為后期簽訂合同打好基礎(chǔ)。

 J. 最小起訂量和訂貨周期。

 K. 買方負(fù)責(zé)招標(biāo)的聯(lián)系人、地址、電話和郵箱。

以上就是采購(gòu)在日常生活中可能會(huì)常用到的三種詢價(jià)方式。

在實(shí)際的使用過(guò)程中，采購(gòu)不必拘泥于其中一種方式，完全可以幾種方法混合使用。例如：先采用非正式詢價(jià)，初步篩選出目標(biāo)供應(yīng)商。然后再使用議價(jià)采購(gòu)，逐條落實(shí)采購(gòu)需求和價(jià)格。在實(shí)際的采購(gòu)工作中，相關(guān)的采購(gòu)需求往往是隨著項(xiàng)目的推進(jìn)而變化的，采購(gòu)只有見(jiàn)招拆招，靈活使用這三種詢價(jià)方式才能無(wú)望而不利！