用EXCEL來搞藝術(shù)之庫存管理系統(tǒng)

而對于數(shù)據(jù)的記錄和處理也是同樣。我有個習(xí)慣，就是記賬，從中學(xué)到大學(xué)記錄了每筆支出的完整流水賬，這次回老家，翻出來厚厚的好幾本。翻開首頁就是“君子愛財，取之有道，用之有度?！睘榱巳粘Ａ魉~的記錄方便，對于食堂的各種菜品全部進(jìn)行大小類編號，實(shí)現(xiàn)記錄的規(guī)范、快速，后期竟然連每日每六個小時的天氣都記錄了下來。流水賬很很重要，但數(shù)據(jù)分析更重要嘛，所以每周、月、季度、年度都有匯總的曲線圖。還是現(xiàn)在方便，當(dāng)時可是辛辛苦苦畫出來的。十多年后翻出來，把自己都感動了。

大學(xué)里，同樣干過很楞的事情，對于EXCEL的首次使用，就是把中學(xué)以來的所有記錄全部電子化，花了我不少的上機(jī)費(fèi)用和時間。但真正對于EXCEL的深入學(xué)習(xí)和使用還是工作以后。

當(dāng)時我的工作為成品采購計劃，每天把全國的自有工廠、OEM工廠成品入庫可銷售數(shù)據(jù)匯總并發(fā)放全國分部計劃，月底根據(jù)采購合同的不同約定，按照入庫、出庫或者庫齡進(jìn)行付款提交。

這個工作比較簡單，但當(dāng)時數(shù)據(jù)管理較為原始，都是通過簡單的表格傳遞，入庫、出庫等也沒有通過系統(tǒng)來進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)一多，就容易出錯且影響效率，正好這大半年瘋狂的學(xué)習(xí)EXCEL，干脆心一橫，沒有系統(tǒng)，我就用EXCEL搞一套系統(tǒng)，這就是《XX公司庫存分布管理付款系統(tǒng)》的由來。

這套系統(tǒng)原型不是我完成，網(wǎng)上有類似需求的解決方案，拿來主義也很重要，沒必要一磚一瓦重來。找到比較合適的模型后，就根據(jù)我的實(shí)際需求進(jìn)行改造。

其實(shí)做每個EXCEL，都是做一個系統(tǒng)，有輸入、處理、輸出，也許復(fù)雜的會多一個存儲。有這樣一個系統(tǒng)思維，就能從功能模塊的整體高度，對每個表格優(yōu)化處理。

整個系統(tǒng)分為：單據(jù)錄入、庫存分布、庫存變動清單、付款及庫齡分析、產(chǎn)品型錄。產(chǎn)品型錄為基礎(chǔ)，設(shè)定基本必須的系統(tǒng)參數(shù)，如產(chǎn)品編號、品牌、產(chǎn)品名稱和規(guī)格等。單據(jù)錄入分為入庫單、出口單、調(diào)撥單，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的系統(tǒng)錄入。當(dāng)前庫存分布實(shí)現(xiàn)了實(shí)時的全品類庫存的及時可視。庫存變動清單就是所有錄入單據(jù)的集合。付款及庫齡分析實(shí)現(xiàn)根據(jù)月度日期的填入，快速形成當(dāng)月需要付款的產(chǎn)品數(shù)量。

通過整個系統(tǒng)的閉合處理，實(shí)現(xiàn)了工作效率的迅猛提升，以往需要做兩三天才能完成的工作，只需要一兩個小時就能完成。

人生有限，即便是工作也需要用高效率完成，這樣才能去干更有意義，更能實(shí)現(xiàn)價值的事情。