供應(yīng)商送貨數(shù)量出現(xiàn)異常該怎么處理？

咱們先來(lái)定義一下“異?！钡母拍?，就是供應(yīng)商實(shí)際送貨的數(shù)量，大于或小于訂單承諾的數(shù)量。

開(kāi)箱清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的數(shù)量差異，或是來(lái)料質(zhì)量問(wèn)題，我們先擱置一邊暫不討論。當(dāng)然了，這些問(wèn)題也值得研究，但礙于篇幅有限，不在本文的范圍之內(nèi)。

01

多送或是少送，

都不是好事！

送得多了，可能給客戶(hù)增加不需要的原料庫(kù)存，堆在倉(cāng)庫(kù)里，暫時(shí)用不上。另外還會(huì)增加客戶(hù)收貨的工作量。

不在計(jì)劃中的貨物是否要收進(jìn)來(lái)？如果客戶(hù)同意收，又得要更改系統(tǒng)里的采購(gòu)訂單，否則沒(méi)法過(guò)賬。反復(fù)來(lái)回折騰，給原本就很忙碌的倉(cāng)庫(kù)，又憑空多造出一些事情來(lái)。

相反的，送貨數(shù)量少了也是一件麻煩事。一些等著用的物料沒(méi)到貨，生產(chǎn)計(jì)劃和客戶(hù)的出貨計(jì)劃都會(huì)被打亂。

到了最后，如果沒(méi)有趕上原定的出貨安排，還會(huì)引起額外的運(yùn)輸費(fèi)用和客戶(hù)投訴。

02

出了問(wèn)題，

就要分析原因。

亡羊補(bǔ)牢，先要知道哪里有漏洞。

知錯(cuò)能改，先搞清錯(cuò)在什么地方。

分析原因的方法有幾種，比如魚(yú)骨圖和5why分析法，今天咱們重點(diǎn)說(shuō)一說(shuō)后者。

5Why分析法簡(jiǎn)介

5Why是用來(lái)識(shí)別和說(shuō)明因果關(guān)系鏈，目的是解決根本原因以防止問(wèn)題重演。掉進(jìn)坑里不可怕，可怕的是反復(fù)掉進(jìn)同一個(gè)坑里。

為了識(shí)別真正的問(wèn)題根源，我們就要把問(wèn)題的因果關(guān)系捋清楚，這非常考驗(yàn)人的邏輯思考能力。

我們需要通過(guò)不斷提問(wèn)前一個(gè)事件為什么會(huì)發(fā)生，直到回答發(fā)現(xiàn)“沒(méi)有更好的理由”，到了這個(gè)時(shí)候，提問(wèn)者會(huì)有一種豁然開(kāi)朗“啊哈”的感覺(jué)。又或者一個(gè)新故障模式被發(fā)現(xiàn)時(shí)，提問(wèn)才會(huì)停止。

5個(gè)Why不是說(shuō)一定就要連問(wèn)5個(gè)問(wèn)題，有可能問(wèn)了 1個(gè)question就直接擊中命門(mén)，也有可能連問(wèn)10個(gè)都沒(méi)找到根源。五個(gè)問(wèn)題或六個(gè)錢(qián)包，都只是一個(gè)約定俗成的叫法。

問(wèn)題的冰山

問(wèn)題就像是一座冰山，我們平時(shí)看到的都是表象，找到直接的原因并不難。

比如上班為什么會(huì)遲到？直接原因是早上出門(mén)晚了半小時(shí)。如何保證以后不會(huì)遲到？這還要繼續(xù)深挖下去，直到發(fā)現(xiàn)真正的原因，比如是昨天晚上喝了一杯4個(gè)濃度的美式咖啡，晚上失眠了，導(dǎo)致早上起不來(lái)。

針對(duì)這個(gè)問(wèn)題的永久性措施就是晚上不能再喝咖啡。

提問(wèn)的方式

這里有一些好的提問(wèn)方式供參考，當(dāng)然不局限于以下這些。

• 處理直接原因會(huì)防止同樣的問(wèn)題再次發(fā)生嗎？

• 如果不能，我能夠發(fā)現(xiàn)下一級(jí)的原因嗎？

• 如果不能，我該懷疑什么才是下一級(jí)的原因？

• 我如何才能核實(shí)和確認(rèn)還有下一級(jí)的原因呢？

• 處理了這一級(jí)原因，能否防止問(wèn)題再次發(fā)生？

5why分析法表單

注意事項(xiàng)

使用5why分析的時(shí)候要注意這三個(gè)原則：

1。要絕對(duì)的客觀，用實(shí)事描述，而非猜測(cè)，優(yōu)先使用數(shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明，也就是能用數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)的，就絕不要講故事。

2。不要認(rèn)為答案是顯而易見(jiàn)的，不要運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)過(guò)快地得出結(jié)論。我們很容易掉進(jìn)經(jīng)驗(yàn)主義的陷阱里，這就像是新手司機(jī)上路，大多都謹(jǐn)慎小心，不太會(huì)出事，而開(kāi)了7,8年車(chē)的老司機(jī)們往往最容易掉以輕心，發(fā)生交通事故。

3。如果不完全熟悉過(guò)程，就組建一個(gè)相關(guān)部門(mén)成的小組完成分析。請(qǐng)真正懂行的人來(lái)，一起解決專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的問(wèn)題。

舉個(gè)例子

如果供應(yīng)商送貨的時(shí)候，出現(xiàn)實(shí)際發(fā)貨數(shù)量，少于承諾發(fā)貨數(shù)量，接下來(lái)該怎么分析？

第一個(gè)why比較簡(jiǎn)單，比如“供應(yīng)商的成品倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有按照出貨計(jì)劃發(fā)貨”。

那么第二個(gè)why又是什么呢？如果回答是“成品倉(cāng)庫(kù)新招的發(fā)貨工人粗心大意”，這里存在著什么問(wèn)題？

還記得葛優(yōu)大爺?shù)拿詥?？“酒要一口一口地喝，路要一步一步走，步子邁大了，容易扯著蛋”。話(huà)糙，理不糙。

我們?cè)诜治鲈虻臅r(shí)候，一定要注意避免直接引導(dǎo)到人的因素，因?yàn)檫@樣做會(huì)妨礙查出真正的問(wèn)題原因。

我們?nèi)菀装褑?wèn)題歸結(jié)到某個(gè)人或是群體，然后就把改善的對(duì)策寫(xiě)為“對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)教育”，這樣往往不能找出問(wèn)題的根源，而只會(huì)找出幾個(gè)臨時(shí)工替罪羊。

使用實(shí)事，而非推論

依然是之前的那個(gè)問(wèn)題“供應(yīng)商送貨的時(shí)候，出現(xiàn)實(shí)際發(fā)貨數(shù)量，少于承諾發(fā)貨數(shù)量”，如果我們這樣問(wèn)：

Why 1？

原因：成品倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有按照出貨計(jì)劃發(fā)貨。

Why 2？

原因：在揀貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)工人沒(méi)有找到貨物。

Why 3？

原因：庫(kù)存數(shù)量有誤，導(dǎo)致工人找不到貨。

Why 4？

原因：成品入庫(kù)重復(fù)做賬導(dǎo)致賬物不一致。

Why 5？

原因：沒(méi)有成品入庫(kù)流程，沒(méi)有培訓(xùn)新員工。

這樣提問(wèn)，就可以避免把矛頭指向人，而是指向更加客觀的流程制度方面。圍繞問(wèn)題本身，而不是finger pointing to somebody.

03

其他的工具

先介紹一種目視化記錄收貨差異的看板，可以放置在物流辦公室內(nèi)，或是每日例會(huì)的場(chǎng)所。

目視化看板的優(yōu)點(diǎn)是直觀明了，放在公共區(qū)域，所有相關(guān)人員都可以看到。在這份收貨差異看板上，可以包含以下這些關(guān)鍵信息：

• 物料采購(gòu)員（責(zé)任落實(shí)到人）。

• 差異種類(lèi)（許諾vs訂單、接收vs送貨）。

• 相關(guān)信息（供應(yīng)商，零件號(hào)，包裝數(shù)量，生產(chǎn)線(xiàn)，客戶(hù)） 。

• 原因分析（商務(wù)、預(yù)測(cè)、供應(yīng)商產(chǎn)能或其他）。

• 對(duì)應(yīng)措施，行動(dòng)計(jì)劃。

• 負(fù)責(zé)人，最后期限，關(guān)閉日期，簽字確認(rèn)。

還有一項(xiàng)很重要的措施，那就是設(shè)定一個(gè)預(yù)警機(jī)制。

這是一個(gè)簡(jiǎn)化版的流程，真實(shí)的情況可能要比這個(gè)復(fù)雜很多。

總結(jié)一下，本篇簡(jiǎn)單介紹了5why分析法在針對(duì)送貨數(shù)量差異情況的使用方法和注意事項(xiàng)，希望對(duì)您有所幫助！