2022年，“分公司數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化”被列為圓通的“一號(hào)工程”，總部通過自主研發(fā)的財(cái)務(wù)、人資、客服等數(shù)字化系統(tǒng)，以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范，多維度、全方位為分公司賦能，真正實(shí)現(xiàn)“全網(wǎng)一體、降本增效”，打造“非直營(yíng)的直營(yíng)體系”，全面提升市場(chǎng)客戶體驗(yàn)。

“圓通之家”開設(shè)“分公司數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化”專欄，聚焦“一號(hào)工程”典型案例，推廣經(jīng)驗(yàn)做法，為賦能網(wǎng)絡(luò)助力。

要在西北地區(qū)經(jīng)營(yíng)好一家快遞公司，并非易事，在地域遼闊、人口密度低的情況下，除了日常的經(jīng)營(yíng)工作要完成，還要在業(yè)務(wù)量上狠下一番功夫，不斷開源節(jié)流，公司盈利能力才能不斷攀升。這對(duì)于一家新成立的公司來說，就更難了。

去年6月，圓通寧夏銀川汽車城分公司成立。作為一個(gè)“新手”老板，孟欽花很清楚，她要搞定的“頭等大事”就是公司的資金運(yùn)作。只有資金理清了、順暢了，才能有精力、底氣不斷開拓市場(chǎng)。

做好快遞公司的賬本并不是一件容易的事，如何輕裝上陣、化繁為簡(jiǎn)，正在孟欽花躊躇的時(shí)候，圓通總部向全網(wǎng)分公司推行的“財(cái)務(wù)系統(tǒng)”讓她找到了方向。

“要經(jīng)營(yíng)好一家公司，說實(shí)話壓力很大，腦袋再‘大’也裝不下所有賬本，這個(gè)系統(tǒng)幫了我大忙?！泵蠚J花坦言，總部的這套財(cái)務(wù)系統(tǒng)給她這個(gè)新手老板更多精力去開拓市場(chǎng)和客戶。

“人工反復(fù)算都算不清楚，它最終成為了我們的老師”

今年4月，孟欽花和公司財(cái)務(wù)開始學(xué)習(xí)使用圓通財(cái)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)過短暫的適應(yīng)期，她們很快發(fā)現(xiàn)了數(shù)字化的諸多便利，效率提升、精準(zhǔn)找到問題所在。

拿大客戶賬單舉例，面對(duì)不少月發(fā)件量10萬+的客戶，賬單統(tǒng)計(jì)的工作量，對(duì)公司兩三個(gè)財(cái)務(wù)姑娘而言仍是巨大的工程。這樣的賬單需要清楚羅列出客戶發(fā)出的每票快遞的明細(xì)，除了會(huì)計(jì)算，心細(xì)不出錯(cuò)也是最基本的要求。

“每個(gè)月我們3個(gè)財(cái)務(wù)人員都要算好幾次，才能把客戶的賬單算清楚，有時(shí)候不是復(fù)制錯(cuò)項(xiàng)目了，就是錄入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)?！泵蠚J花說，一旦最后數(shù)字對(duì)不上，她和財(cái)務(wù)就只能硬著頭皮再算一次，有時(shí)候重算好幾次賬，都找不到問題出在哪兒。

好幾次最后算出來，都還是以“虧錢”告終。

“如今，我們?cè)谪?cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置好客戶的各項(xiàng)參數(shù)后，每月每個(gè)客戶的所有詳單都可以一鍵生成。”孟欽花說，通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)，她們發(fā)現(xiàn)，之前賬單常常算不準(zhǔn)，有時(shí)是因?yàn)闃I(yè)務(wù)員錯(cuò)計(jì)、漏計(jì)件，有時(shí)則是業(yè)務(wù)員漏稱重造成的，對(duì)此分公司也已經(jīng)對(duì)財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

在這個(gè)系統(tǒng)里，毛利報(bào)表、應(yīng)收賬款監(jiān)控、資金流水表、月度經(jīng)營(yíng)分析表是孟欽花愛不釋手的寶藏功能，用她的話，“有了這些，公司哪里虧錢了？哪里還能省錢？隨時(shí)知曉?！?/p>

在月度經(jīng)營(yíng)分析表中，可以橫向?qū)Ρ热齻€(gè)月的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，包括業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)員派件成本、場(chǎng)地費(fèi)用、人工開支等等，涉及公司經(jīng)營(yíng)的項(xiàng)目可謂事無巨細(xì)。

在這些分析表的指引下，孟欽花公司的財(cái)務(wù)人員從最高3人精簡(jiǎn)到現(xiàn)在的1人兼職即可，業(yè)務(wù)員的派件成本也在不斷優(yōu)化之中，可以預(yù)見這家“新手公司”正逐步開源節(jié)流、提升效能，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。

“出賬又快又準(zhǔn)，增強(qiáng)客戶粘性”

對(duì)于一家新成立的公司而言，客戶的聲音尤其重要。因?yàn)槭切鲁闪⒌姆止荆宰龀鰜淼馁~更要經(jīng)得住客戶推敲，這樣才能在客戶那里留下好印象?？墒窃趧傞_始經(jīng)營(yíng)時(shí)，孟欽花因賬沒算清楚，曾幾次遭到客戶質(zhì)疑，以至于回款結(jié)賬的效率都大打折扣。

“使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)之后，這個(gè)問題不存在了，還有好幾個(gè)客戶夸獎(jiǎng)圓通財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成的賬單‘精準(zhǔn)老辣’?！泵蠚J花打趣說，曾經(jīng)一位每月都要結(jié)款30多萬元的客戶，安排自己的財(cái)務(wù)人員復(fù)核過好幾次賬單，都沒有挑出差錯(cuò)，最終心服口服，并表示以后賬單都要以圓通財(cái)務(wù)系統(tǒng)出具的為準(zhǔn)。

精準(zhǔn)算賬的財(cái)務(wù)系統(tǒng)成為了孟欽花做好客戶服務(wù)時(shí)的又一大利器，越來越快的回款時(shí)間就是最好的體現(xiàn)。

圓通財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)新成立的分公司很友好，孟欽花說，姜還是老的辣，有了財(cái)務(wù)系統(tǒng)這塊老姜的加持，降低了分公司經(jīng)營(yíng)的門檻，去堵住每一個(gè)可能虧錢的漏洞，還能讓經(jīng)營(yíng)者有更多精力去尋找賺錢的風(fēng)口，非常值得擁有。